Не спешите избавляться от закрытых документов по охране труда: где, как и сколько их хранить

Кто должен хранить документы по охране труда

Важно

Когда правила хранения архивных документов нарушают, ответственного штрафуют до 5 тыс. руб., компанию — до 10 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП)

Документы, которые составляют и ведут специалисты по ОТ, храните в службе охраны труда. К таким документам, например, относят положение о СУОТ, документы с результатами СОУТ, приказы и распоряжения по охране труда, журналы регистрации вводных инструктажей, документы по расследованию НС и журналы их регистрации. Специалисты по ОТ также должны вести и хранить НПА с требованиями охраны труда по специфике предприятия (п. 3.1.5 профстандарта, утв. приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н).

Документы, которые оформляют на рабочих местах, хранят в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений или другие ответственные за охрану труда на местах отвечают за хранение инструкций по ОТ, нарядов-допусков, журналов регистрации инструктажей на рабочем месте, программ стажировок и т. д.

Специалистам по ОТ нужно организовать работу так, чтобы требования охраны труда на предприятии выполняли. С этой целью следует, в том числе контролировать хранение документов в структурных подразделениях.

Сколько хранить документы по охране труда

Хранить документы на предприятиях должны в соответствии со сроками, которые утвердил Росархив. Для документов по охране труда сроки указали в разделе 7.3 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень № 236).

Соблюдать сроки хранения обязаны и госорганизации, и коммерческие компании. Исключений ни для кого нет (п. 4.3 Инструкции по применению Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, далее — Инструкция № 237).

Чтобы быстро разобраться в сроках хранения документов, используйте электронный сервис. Выберите из выпадающего списка вид документа и узнаете, сколько его нужно хранить и можно ли это делать в электронном виде.
_{Сроки хранения документов по ОТ}

Для одних документов сроки хранения временные, для других — постоянные. Временный срок ограничен определенным количеством лет. Если временный срок указан как 50/75 лет, 50 лет следует хранить закрытые после 1 января 2003 года документы, а 75 — до этой даты (п. 4.8 Инструкции № 237).

Что делать с документами постоянного хранения

Обратите внимание

Если приняли решение создать свой архив, номенклатуру дел работодатель утверждает самостоятельно. Ее можно составить по форме из приложения 1 к Правилам № 77

Работодателю не нужно хранить документы постоянно, этим занимаются архивы. Документы с отметкой о постоянном хранении в архивы сдают:

• федеральные госорганы и организации, госкорпорации, госкомпании и государственные внебюджетные фонды — спустя 15 лет хранения;
• региональные госорганы и организации — спустя 10 лет;
• органы местного самоуправления и муниципальные организации — спустя 5 лет;
• организации, которые обязаны передавать документы в архивы, — в срок по договору.

Государственные и муниципальные архивы создают списки организаций, которые являются источниками их комплектования. Чтобы попасть в список, нужно заключить договор с госархивом, без него документы компании в архив не примут (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Договор составляют в двух экземплярах и подписывают уполномоченные лица. После того как архив примет решение включить компанию в список источников его комплектования, один экземпляр подписанного договора включают в архивное дело, второй — направляют в компанию.

Компании, чьи документы не подлежат передаче в архивы, должны хранить документы с отметкой «Постоянно» не менее 10 лет. Затем можно сдать документы постоянного хранения в собственный архив, создавать который коммерческие компании вправе, но не обязаны. Если срок хранения документа менее 10 лет, передавать его в архив не нужно (пп. 1, 2 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, далее — Правила № 77).

Хранение архивных документов можно передать на аутсорс. Для этого следует заключить договор с организацией, у которой такой вид деятельности есть в уставе. Подготовиться к передаче документов в архив поможет пошаговый алгоритм.

Как быть с документами, которых нет в Перечне № 236

Не все документы по охране труда перечислили в разделе 7.3 Перечня № 236. Поэтому Минтруд и Роструд дополнительно разъясняли возникшие вопросы. Например, пояснили, что сроки для приказов по охране труда нужно определять исходя из их содержания и цели издания. Если приказ выпустили по основной деятельности предприятия, он подлежит постоянному хранению, если по административно-хозяйственной — 5 лет (письмо Минтруда от 03.06.2022 № 15-2/ООГ-1277).

Срок хранения для документов о СОУТ в Перечне № 236 указали. Однако не уточнили, как долго хранить документы по оценке профрисков. Поскольку оценку профрисков проводят, чтобы узнать о состоянии охраны труда и принять меры по улучшению, руководствуйтесь пунктом 409 Перечня № 236. Храните документы по оценке профрисков пять лет.

Инструкции по охране труда можно считать документами об обучении работников, срок для хранения этих документов — пять лет. Поэтому недействующие инструкции по охране труда достаточно хранить в течение пяти лет (п. 421 Перечня № 236). Учтите, что для журналов регистрации инструктажей отдельный срок, их следует хранить 45 лет (п. 423 Перечня № 236).

Как отсчитывать сроки хранения

Сроки считают с момента, как завершили вести документ. За точку отсчета берите 1 января года, который следует за годом, в котором закрыли документ (п. 4.1 Инструкции № 237).

Работодатель вправе хранить документы по охране труда дольше положенного срока, когда того требуют особенности работы компании и ее практические потребности. Уменьшать сроки хранения нельзя (п. 4.10 Инструкции № 237).

Что делать с документом, когда срок временного хранения истечет

Обратите внимание

Подтверждение факта утилизации прикладывают к акту о выделении к уничтожению документов

Когда срок временного хранения закончится, документу нужно пройти экспертизу ценности. Процедуру ежегодно должна проводить экспертная комиссия. По результатам экспертизы принимают решение о передаче в архив или об уничтожении документов (пп. 14, 17 Правил № 77).

Если в архив направлять документ не нужно, после экспертизы руководитель компании или уполномоченный им сотрудник утверждает акт о выделении документов к уничтожению. Затем документы передают предприятию по переработке вторсырья. Документы, которые содержат информацию ограниченного доступа, сначала должны измельчать в шредере (п. 31 Правил № 77).