Штрафы после сбоя во ФГИС СОУТ: в Роструде ответили на вопросы специалистов по ОТ

Редакция получила много вопросов от подписчиков, которые негодуют из-за сбоя во ФГИС СОУТ. Олег Валерьевич, расскажите, пожалуйста, что произошло с системой и как это отразится на работодателях?

Минтруд переносил сайт на новую платформу и обновил функционал, но из-за этого часть отчетов, которые вносили во ФГИС СОУТ с августа до 27 ноября 2023 года, исчезли из системы. Отсутствие результатов спецоценки в системе может стать основанием для внеплановой проверки организации, если сработает индикатор риска.

Существуют два индикатора риска по нарушениям во ФГИС СОУТ. Первый — отсутствие в системе отчетов организаций и предпринимателей, которые работают дольше года и страхуют более 50 сотрудников. Второй — отсутствие отчета плановой СОУТ через 5 лет, если в организации есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда.

Могут ли оштрафовать работодателя, если отчета нет во ФГИС СОУТ из-за сбоя?

Если отчет пропал из ФГИС СОУТ или его не выгрузили вовремя из-за технических работ на сайте, ГИТ не оштрафует работодателей и организации, которые проводят СОУТ, так как в нарушении нет их вины (письмо Роструда от 31.01.2024 № ТЗ/429-3-1). Но если индикатор сработает и при проверке установят, что СОУТ не провели, работодателя оштрафуют. Сейчас система работает, и организация, которая проводит СОУТ, должна вносить все новые отчеты в систему в течение 10 рабочих дней с момента их утверждения (ч. 3 ст. 18 Закона № 426-ФЗ).

А как работодателю проверить, пропал ли его отчет из системы?

Чтобы проверить наличие отчета, зайдите в личный кабинет работодателя на сайте Минтруда, и откройте раздел СОУТ. Появятся все отчеты по спецоценке, которую проводили в вашей организации.

Рекомендую самостоятельно убедиться, что отчет компании есть в системе. У организаций, которые проводят спецоценку, большой объем отчетов, и они могут упустить пропажу.

Что делать работодателю, если отчета нет в системе?

Оповестите об отсутствии отчета во ФГИС СОУТ организацию, которая проводила спецоценку. Она повторно выгрузит пропавший отчет по инструкции, которую разместили в личном кабинете компании. С января этого года организации, проводящие спецоценку, заходят во ФГИС СОУТ так же, как и все работодатели, через личный кабинет в ЕИСОТ.

Изменится ли срок действия отчетов, которые выгружают повторно?

Нет, срок действия останется прежним. Он считается со дня первой выгрузки отчета, который пропал после сбоя на сайте Минтруда. Организации, которые проводят СОУТ, при повторной подаче отчета указывают регистрационный номер и дату первой выгрузки, поэтому срок действия СОУТ не изменится. Сведения о результатах спецоценки сразу увидите в личном кабинете работодателя.

Наши подписчики жаловались, что некоторые инспекции не принимали декларации, хотя отчеты уже выгрузили в систему. Подскажите, правомерны ли действия инспекций?

Нет, действия не правомерны. ГИТ имеет право отказать в приеме декларации только если она не соответствует установленной форме (п. 6 Порядка, утв. приказом Минтруда от 17.06.2021 № 406н). В период, пока у инспекций не было доступа во ФГИС СОУТ, декларации должны были принимать.

Оштрафуют ли в этом случае работодателя за нарушение срока подачи декларации?

Организацию могут оштрафовать, если нет подтверждения, что декларацию подали вовремя. Если при подаче документа работодатель попросил поставить на сопроводительном письме дату, когда декларацию не приняли, и подпись инспектора, это можно считать подтверждением. Если документ отправляли почтой, уведомление с датой получения письма поможет избежать штрафа.

Как подать декларацию повторно, чтобы избежать штрафа?

Официального основания для отказа не было, поэтому при повторной подаче декларации рекомендую указать в сопроводительном письме дату, когда подали документ впервые, и приложить копию письма с отметкой инспектора или уведомление почты. Это может помочь подтвердить своевременную подачу декларации и обезопасить себя от штрафа за нарушение сроков.

Через 15 рабочих дней после подачи документа сможете убедиться, что его внесли в реестр. На сайте Роструда введите ИНН организации и увидите все поданные декларации.

Подписчики столкнулись с проблемой при предоставлении гарантий и компенсаций. Работников ознакомили с результатами спецоценки, но не могли назначить им выплаты, пока отчет не внесли во ФГИС СОУТ. Оштрафует ли ГИТ за непредоставление гарантий и компенсаций за работу в подтвержденных замерами вредных условиях труда?

Нет, работодателя не оштрафуют, так как нет законных оснований для назначения работникам гарантий и компенсаций, пока отчет не выгрузили во ФГИС СОУТ. Работодатель назначает работникам повышенную оплату труда, сокращенный рабочий день, ежегодный допотпуск, молоко, досрочную пенсию по результатам спецоценки, которая действует со дня внесения отчета в систему.

При этом есть разъяснения Минтруда по предоставлению гарантий и компенсаций до получения результатов СОУТ (письма Минтруда от 06.05.2022 № 15-1/ООГ-1039, от 14.07.2016 № 15-1/ООГ-2516). Ведомство считает, что работодатель может назначить компенсации за работу во вредных условиях труда заранее при согласии соцпартнеров и работников.