Аудит по охране труда: как восстановить отсутствующие документы

В предыдущем номере мы рассказали о том, какие документы по охране труда должны быть в организации. Также коснулись того, на что обращает внимание трудовая инспекция во время проверки. Сегодня мы расскажем о порядке проведения аудита по охране труда.

Кто должен заниматься аудитом документации

Для определения фактической потребности в необходимых документах по охране труда либо проверки имеющихся документов на актуальность наиболее целесообразным для работодателя является аудит (оценка) документации и процессов в области охраны труда.

Обратите внимание, мероприятие в первую очередь направлено на оценку качества и эффективности мероприятий по охране труда, полноту и актуальность документов, а не на поиск конкретных нарушений. Мы рассмотрим именно аудит документации по охране труда.

Аудит по охране труда может быть проведен как самим работодателем (с участием представителей работодателя), так и внешними специалистами, привлеченными на основании гражданско-правового договора. При этом работодатель должен определиться с персональным составом потенциальных аудиторов, а также перечнем вопросов, ответы на которые он хочет получить.

Как организовать аудит по охране труда

Подготовка к проведению аудита состоит из следующих шагов:

• оформление приказа о создании комиссии по проведению аудита;
• выбор и назначение рабочей группы аудиторов;
• запрос документов для предварительного ознакомления и анализа;
• согласование плана-графика и организационных деталей проведения аудита на объекте.

Приказ о создании комиссии должен содержать следующую информацию:

• состав комиссии;
• цели и задачи аудита;
• перечень документов, которые должны быть проверены;
• период проведения аудита.

Этим же приказом можно утвердить форму отчета о результатах проверки. Впрочем, можно оформить отдельный приказ.

В состав комиссии рекомендуется включать:

• генерального директора (его уполномоченного представителя);
• юриста;
• специалиста по охране труда.

Советует

Дмитрий КАЗАНЦЕВ,

старший юрисконсульт ОАО «Центр развития экономики» – B2B-Center (Москва)

Если в организации есть обособленные структурные подразделения, рекомендую работодателю не реже одного раза в год проводить аудит по охране труда. Для этого нужно либо каждый раз создавать комиссии, либо сформировать отдельную службу, в задачи которой будет входить постоянный анализ состояния документации. Подобная функция, как правило, возлагается на службу охраны труда.

Если в организации имеются обособленные структурные подразделения, то этапы подготовки выглядят следующим образом:

• подготовка к проведению аудита в обособленном структурном подразделении (далее – объект);
• работа на объекте;
• завершение аудита, включая разработку отчета по результатам аудита на объекте, плана корректирующих действий.

Команда аудиторов формируется из штатных работников компании либо из числа привлеченных сотрудников (при условии соотношения штатных сотрудников и внештатных 3:1). Она должна состоять из 2–4 человек в зависимости от размеров объекта. Аудиторы должны быть независимыми по отношению к объекту, на котором проводится аудит, то есть не быть в подчиненных служебных отношениях с руководством проверяемого подразделения.

Подбор членов команды аудиторов предполагает совмещение опыта и знаний членов группы с конкретными задачами и этапами проведения аудита.

Перед началом мероприятия рекомендуем поступать так. Руководитель команды аудиторов связывается с руководством объекта, руководителем отдела охраны труда для:

• подтверждения точных дат запланированного аудита;
• разъяснения процесса проведения аудита;
• запроса документов для анализа.

Руководитель команды внутренних аудиторов направляет письмо руководителю проверяемого объекта с перечнем необходимых данных и документов, запрашиваемых командой аудиторов. Запрашиваемые документы должны быть предоставлены для предварительного анализа на менее чем за 10 календарных дней до даты начала аудита. Ответственность за своевременное предоставление запрашиваемых документов лежит на руководителе объекта.

Разумеется, приведенные временные рамки носят рекомендательный характер. Они могут быть изменены руководством организации по своему усмотрению.

Независимо от того, будет ли проведен внутренний аудит или внешний, необходимо проверить не только соответствие формы документов по охране труда требованиям закона, но и их содержание.

Для этого нужно составить список вопросов и оформить его в таблицу (далее – Список). Она состоит из 4 столбцов. В первом содержатся вопросы, на которые нужно получить ответ, во втором – пояснения для аудитора (что нужно проверить, чтобы ответить на вопрос), в третьем – факты и наблюдения, которые отмечает аудитор, в четвертом – оценка уровня соответствия требованиям закона. Уровень соответствия оценивается по 10-балльной шкале.

Ответив на все поставленные вопросы, можно будет сделать вывод, соответствует ли система управления охраны труда в организации требованиям нормативных актов. Руководитель получит наглядное представление, в каких областях охраны труда в организации дела обстоят хорошо, а в каких - плачевно.

Скачать список полностью

Как провести внутренний аудит по охране труда

Перед началом мероприятия аудиторы должны пройти вводный инструктаж по охране труда, получить необходимые средства индивидуальной защиты.

После этого команда внутренних аудиторов совместно с представителем обособленного подразделения проводит ознакомительный обход проверяемого объекта, чтобы получить о нем общее представление: размеры, расположение участков, где выполняются работы и мероприятия, имеющие отношение к объему аудита. Такой обход дает группе возможность задать некоторые вопросы общего характера о системе управления охраной труда.

Цель первоначального осмотра заключается в том, чтобы определить области особого внимания при более детальном изучении объекта и убедиться в том, что план аудита был составлен адекватно.

Сбор фактов для формирования выводов и разработки рекомендаций по результатам аудита проводится с использованием различных источников:

• индивидуальные интервью с ключевыми руководителями объекта и специалистами;
• изучение документации, предоставленной для подготовки к аудиту и во время проведения аудита на объекте;
• наблюдения на рабочих местах (условия, порядок выполнения работы), включая беседы с рабочими и руководителями различных уровней.

В ходе аудита внутренние аудиторы должны собрать факты по четырем типам информации.

• Информация физического характера – относится к категориям оценки, которые аудитор может физически наблюдать (например, наличие СИЗ или применение безопасных методов работы).
• Документальная информация – относится к категориям оценки, которые можно подтвердить путем изучения документов. Эта информация дает возможность уточнить действующую практику в нормативных документах.
• Косвенная информация (косвенные свидетельства) – часто бывает полезной, помогая получить общее впечатление о реализации системы управления охраной труда на практике (например, порядок и безукоризненность ведения документации, отношение и нравственная позиция персонала к вопросам охраны труда, уровень обучения и квалификации работников отдела охраны труда и др.).
• Информация о мнениях и представлениях работников – относится к информации, получаемой в ходе собеседований с руководителями объекта и работниками разных уровней. При этом внутренний аудитор должен учитывать, что личные склонности и пристрастия, знания (или их отсутствие) и уровень обучения интервьюируемых людей может в большей степени повлиять на полученные сведения.

Основываясь на проведенных собеседованиях, анализе документов и наблюдениях, аудиторы проводят обработку собранных данных и фактов. Для этого используется протокол аудита, сделанные записи и личный опыт. Эта работа может быть выполнена совместно с сотрудниками отдела охраны труда и другого персонала проверяемого объекта, если это необходимо.

Аудитор оценивает конкретный вопрос из Списка на основе следующих принципов:

• полнота описания и документирования предмета вопроса;
• эффективность и результативность применения предмета вопроса в практической деятельности объекта.

Оценка результата аудита проводится с целью определения корректирующих действий. Выводы по результатам проверки должны делаться с учетом как государственных, так и внутренних требований по охране труда. Их обязательно нужно документировать.

Выводы должны отвечать следующим требованиям:

• изложены по существу;
• беспристрастны;
• объективны и убедительны.

Затем аудиторы составляют список рекомендаций для руководства проверяемого объекта. При этом их можно распределить по уровням.

Уровень 1. Действия, имеющие высший приоритет, связаны с ситуациями, которые могут создавать серьезный риск для работников, акционеров, заказчиков, компании в целом, ее репутации, окружающей среды, населения или приводят к уголовной или гражданской ответственности за нарушения.

Уровень 2. Приоритетные действия, не отвечающие критериям уровня 1, однако выходящие за рамки единичного случая или случайной ситуации.

Уровень 3. Рекомендации, являющиеся по своему характеру организационными или относящиеся к отдельному случаю или случайной ситуации.

По итогам работы аудиторов готовится отчет, который должен содержать перечень мер по:

• подготовке недостающей документации по охране труда;
• документальному оформлению обязательных требований по охране труда;
• корректировке и актуализации существующей документации по охране труда.

Типовой отчет о проведенном внутреннем аудите включает следующую информацию:

• общие данные и область аудита (например, название и адрес объекта, даты проведения аудита, Ф.И.О. внутренних аудиторов и др.);
• объем и цели аудита;
• план проведения аудита;
• основные выводы (сильные стороны и области для улучшения);
• приоритетные рекомендации по совершенствованию СУОТ;
• классификация каждого вывода и пояснения к нему в соответствии с настоящим стандартом;
• ссылки на применимые политику, стандарты, нормы и правила,рекомендации по улучшению;
• заключение.

Ответы на ваши вопросы

Нужно ли проводить аттестацию рабочих мест, если с сотрудником заключен гражданско-правовой договор?

У нас транспортная компания, в которой примерно 70 процентов сотрудников работает по гражданско-правовым договорам. Должны ли мы проводить аттестацию рабочих мест у таких работников? Нужно ли для таких работников утверждать нормы выдачи средств индивидуальной защиты и вести индивидуальные карточки учета выдачи СИЗ?

Алла БЕЗУМОВА, начальник ООТ, ПБ и ООС (Нарьян-Мар)

Нет, в данном случае проводить оценку условий труда рабочих мест не нужно. По смыслу Федерального закона «О специальной оценке условий труда» это мероприятие проводит работодатель. Если с сотрудником заключен гражданско-правовой договор, у него нет работодателя, а есть заказчик.

Что касается средств индивидуальной защиты, то составлять нормы выдачи и вводить индивидуальные карточки учета выдачи СИЗ не нужно.

Можно ли все инструктажи по охране труда оформить в одном журнале?

Все инструктажи (кроме вводного) мы отмечаем в одном журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с отметкой: первичный, повторный, внеплановый, целевой. Недавно мы открыли еще два транспортных участка и сделали один журнал регистрации инструктажа на рабочем месте по охране труда и пожарной безопасности, разработав для этих участков одну программу проведения инструктажей на рабочем месте по охране труда и пожарной безопасности. Правильны ли наши действия?

Алла БЕЗУМОВА, начальник ООТ, ПБ и ООС (Нарьян-Мар)

Делать отметку о прохождении первичного, повторного и внепланового инструктажа в одном журнале можно. Рекомендуемая ГОСТ 12.0.004-90 форма журнала инструктажа на рабочем месте как раз содержит графу, в которой указывают, был ли инструктаж первичным, повторным и т. д.

Однако объединять журнал регистрации инструктажа по охране труда и пожарной безопасности не нужно. Необходимость ведения отдельного журнала инструктажей по пожарной безопасности и его форма предусмотрены приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645.

Как выявить аналогичное рабочее место?

Можно ли признать аналогичными рабочие места ведущего инженера-контролера и инженера-контролера при условии, что они выполняют однотипную работу, в одном помещении, на одном и том же оборудовании и т. д.?

Вениамин СТЯЖКИН, начальник отдела ОТ и ПБ (Миасс)

Нет, такие места не могут быть признаны аналогичными. В законе¹ четко сказано, что должности должны быть одинаковыми. Инженер-контролер и ведущий инженер-контролер – это разные должности.

Задайте свой вопрос!

Если у вас возник свой вопрос, задайте его сейчас. Ответ вы получите в следующем номере.

Самые необходимые нормативные акты