Составляем Положение о выдаче средств индивидуальной защиты: обязательные пункты документа

Зачем нужно Положение о выдаче СИЗ

Составление положений и инструкций – дело кропотливое и тонкое: нужно собрать воедино все законодательные нормы, посвященные данному вопросу, продумать, как применить их в конкретной организации. Разберемся, как составить Положение о выдаче средств индивидуальной защиты (далее – Положение).

Сразу оговоримся, что этот локальный нормативный акт не является обязательным документом. То есть, его можно не составлять. Но тогда понадобится ряд других документов. Межотраслевые правила обеспечения работников специальными одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты¹ (далее – Межотраслевые правила) обязывают работодателя информировать работников:

• какие СИЗ им положены (п. 9 Межотраслевых правил);
• о правилах выдачи СИЗ и обращения с ними (п. 6 Межотраслевых правил).

Лучше всего для этого подойдет локальный нормативный акт, который включит в себя все нужные вопросы:

• правила и нормы выдачи СИЗ в вашей организации;
• порядок выдачи, использования, хранения и поддержания СИЗ в надлежащем состоянии;
• сроки использования СИЗ;
• порядок их списания.

Предупреждает

Наталия ЮРОВА,

генеральный директор Управления охраны труда ООО «УОТ „Беркана“» (Москва)

Информацию о СИЗ, положенных работнику, и правила их выдачи можно внести в его трудовой договор, но от этого документ станет только объемнее. Если нормы или правила выдачи СИЗ изменятся, с каждым работником придется заключать дополнительное соглашение.

Межотраслевые правила разрешают изменить нормы выдачи или использовать другие СИЗ для улучшения защиты работников от неблагоприятных факторов по сравнению с типовыми нормами. В этом случае локальный акт просто необходим. В нем закрепляют улучшенные нормы, согласовав его с профсоюзом или иным представительным органом работников. Кроме того, наличие локального акта позволит учитывать расходы, связанные с выдачей спецодежды, для целей налогообложения прибыли.

Кому поручить составление Положения

Конечно, тому, кто знает нормы и правила выдачи СИЗ – специалисту по охране труда. В маленькой организации этим может заняться сотрудник, ответственный за проведение инструктажей по охране труда. Но, по большому счету, не имеет значения, кому именно будет поручено составление локального акта о СИЗ. Главное, чтобы документ был составлен грамотно, учитывал все действующие типовые нормы и правила, регулировал все аспекты работы с СИЗ в конкретной компании.

На крупных предприятиях разработку Положения поручают не одному человеку, а группе, в которую входят представители всех заинтересованных подразделений. Для этого достаточно издать приказ или распоряжение с указанием состава группы, обязанностей ее членов и сроков составления Положения. Раздел о нормах выдачи СИЗ можно поручить специалисту по охране труда, о порядке выдачи – руководителю структурного подразделения (цеха, службы, склада), где и будет осуществляться выдача спецодежды, об особенностях списания СИЗ – представителю бухгалтерии. Затем проект выносят на обсуждение, согласовывают с профсоюзом (если он есть), а потом вводят в действие приказом руководителя.

Какую информацию следует включить в Положение

Положение состоит из нескольких разделов. Разберемся, что должно быть прописано в каждом из них.

Раздел 1. Общие положения.

Это традиционный раздел, который есть в любом локальном акте. В нем нужно перечислить законы и нормативные акты, лежащие в основе Положения: Трудовой кодекс, Межотраслевые правила выдачи СИЗ, приказ (или постановление) соответствующего министерства, утверждающий нормы выдачи СИЗ в соответствующей отрасли.

В разделе также фиксируют:

• работников каких цехов (производств, профессий) обеспечивают СИЗ;
• кто, когда и каким образом знакомит сотрудников с Положением;
• как утверждают и в какие сроки пересматривают  Положение.

Если в Положении фигурируют сокращения или термины, то есть смысл дать их расшифровку. Если терминов много, можно вынести их в отдельный раздел «Сокращения, термины, определения».

Следует обратить внимание, что все нормы должны быть сформулированы для конкретного предприятия или организации. Не стоит переписывать Межотраслевые правила или ограничиваться общими фразами. Избыточная информация в локальном акте размывает его основной смысл, документ становится громоздким и не выполняет свою регулирующую роль.

Раздел 2. Порядок оформления норм выдачи СИЗ.

Это необязательный раздел. Он нужен, если:

• работодатель устанавливает улучшенные нормы выдачи СИЗ;
• на предприятии есть работы, для которых не установлены типовые нормы выдачи средств защиты;
• существующий документооборот предусматривает внутреннее утверждение норм для каждого цеха или производства.

Если в типовых нормах выдачи СИЗ нет указаний на конкретные должности, но СИЗ работникам необходимы, то нормы выдачи можно установить по характеру работы или наличию вредных и опасных факторов на рабочем месте. Их можно выявить при проведении спецоценки условий труда. При этом одна и та же профессия может встречаться в типовых нормах выдачи СИЗ для нескольких отраслей. Поэтому сначала нужно определить, к какой отрасли относится та или иная работа, и выбирать СИЗ по этому критерию. Наименование профессий рабочих, должностей специалистов и служащих, которые имеют право на получение бесплатных СИЗ, обязательно должно соответствовать Единому квалификационному справочнику² (ЕТКС, ЕКС и другим).

Пункт 7 Межотраслевых правил разрешает заменять СИЗ, предусмотренные типовыми нормами, аналогичными, обеспечивающими равноценную или лучшую защиту от опасных и вредных производственных факторов. Поэтому в данном разделе можно прописать возможность такой замены, а также информацию:

• кто принимает решение о замене;
• как обосновывают необходимость замены;
• с кем ее согласовывают;
• каким документом оформляют решение.

Советует

Вадим КОВРИГИН,

руководитель отдела аутсорсинга ООО «КЭНВОРК» (Москва)

Для удобства закупки СИЗ можно заранее составить их номенклатуру в виде самостоятельного документа. Порядок внесения изменений в номенклатуру лучше зафиксировать в Положении о выдаче СИЗ

Если фактические условия труда работников регулярно приводят к преждевременному выходу СИЗ из строя, имеет смысл прописать в Положении снижение нормативных сроков износа СИЗ или предусмотреть замену данного вида СИЗ на аналогичный с более стойкими характеристиками.

Раздел 3. Порядок оформления заявок и приобретение СИЗ.

После утверждения норм выдачи СИЗ необходимо регламентировать кто, в какие сроки и кому подает заявку на приобретение СИЗ. Можно, например, указать  дату подачи заявки на приобретение СИЗ на следующий год начальниками цехов (или других подразделений) . При увеличении численности персонала по конкретным профессиям подают дополнительную заявку на приобретение средств индивидуальной защиты. СИЗ, в том числе, иностранного производства, должны быть сертифицированы в соответствии с Правилами проведения сертификации средств индивидуальной защиты³. При их покупке работодатель должен ознакомиться с сопроводительной документацией, подтверждающей, что данная продукция сертифицирована.

В этом разделе нужно прописать, каким образом происходит прием СИЗ от поставщика, кто проверяет сертификаты, какой документ составляют при выявлении отклонений от нормативных требований и т. д.

Раздел 4. Порядок выдачи и учета СИЗ.

Это, пожалуй, самый главный и важный раздел Положения. Каждый пункт должен описывать конкретное действие. Имеет смысл включить в этот раздел следующую информацию:

1. Кто и в какой момент заполняет заявку на выдачу СИЗ вновь принятому работнику.
2. Где и в какие сроки работник получает положенные ему СИЗ.
3. Маркируют ли спецодежда и спецобувь (если да, то каким образом), осуществляют ли подгонку одежды по фигуре (если да, то кем и в какие сроки).
4. Где хранят, кому и как выдают дежурные СИЗ.
5. Кто и как выдает СИЗ работникам, временно выполняющим работу по профессиям и должностям, для которых СИЗ предусмотрены (например, выдает начальник цеха из резерва только на период выполнения данной работы).
6. Как выдают СИЗ работникам, совмещающим профессии, по которым нормами предусмотрены различные виды СИЗ. В этом случае нужно учесть, что срок использования СИЗ увеличивается. Например, срок носки спецодежды при совмещении профессий высчитывают путем деления нормативного срока на долю занятости работника по соответствующей профессии.

1. Если на предприятии проходят практику студенты, необходимо установить, где и кто им выдает СИЗ.
2. Кто и как выдает СИЗ лицам, проводящим мероприятия по контролю в установленной сфере деятельности, то есть проверяющим.
3. Когда производится централизованная сезонная выдача спецодежды и спецобуви. Можно установить конкретный период (например, месяц).
4. Все СИЗ выдают работнику под расписку и фиксируют в личной карточке учета выдачи СИЗ. Кстати, работодатель вправе вести личную карточку учета выдачи СИЗ в электронной форме.
5. За пределы предприятия выносить СИЗ запрещается .
6. Порядок сдачи СИЗ при увольнении, смене профессии или замене СИЗ, проводится ли оценка состояния спецодежды и спецобуви, кто устанавливает процент износа СИЗ и пригодность их к дальнейшему использованию, каким документом оформляется решение о списании или о дальнейшем использовании СИЗ.
7. Как поступить работнику при утере или порче СИЗ, кто определяет степень вины работника, взыскивают ли материальный ущерб с работника при установлении вины.

Раздел 5. Порядок списания СИЗ.

Этот раздел обеспечивает согласованную деятельность всех подразделений, ведущих учет СИЗ. Здесь важно прописать:

• как проводят списание СИЗ, пришедших в негодность раньше нормативного срока;
• какие действия должны предпринять руководители служб, чтобы исключить в будущем такую ситуацию;
• подробный порядок списания средств защиты (с большим и с малым сроком использования), как утилизируют СИЗ, кто этим занимается.

Раздел 6. Хранение и уход за СИЗ.

Необходимо также прописать правила хранения СИЗ, установленные в компании: требования к помещению, к размещению на складе разных видов СИЗ, места установки шкафчиков для личной и спецодежды.

Пункт 30 Межотраслевых правил устанавливает обязанность работодателя обеспечивать уход за СИЗ собственными средствами , своевременно осуществлять химчистку, стирку, дегазацию, дезактивацию, дезинфекцию, обезвреживание, обеспыливание, сушку, а также ремонт и замену СИЗ. Поэтому следует расписать, какие именно мероприятия по уходу за СИЗ проводятся в компании: кто собирает СИЗ, куда сдает, нужно ли при этом маркировать обувь и одежду, выдают ли работнику другой (сменный) комплект СИЗ  и т. д.

Раздел 7. Ответственность и организация контроля за использованием СИЗ

Между подразделениями можно разделить ответственность за действия с СИЗ:

• приобретение;
• обеспечение работников;
• применение при работе.

Контроль правильности использования СИЗ на предприятии можно поручить заместителю руководителя или начальнику службы охраны труда.

В итоге Положение может выглядеть так:

Скачать и распечатать образец

Что делать после составления Положения

С Положением нужно ознакомить тех, кого оно затрагивает в процессе работы (ст. 68 ТК РФ):

• работников, которым выдают СИЗ;
• сотрудников, приобретающих, выдающих, учитывающих, списывающих и утилизирующих, контролирующих использование СИЗ.

Со временем меняется не только законодательство, но и финансовое положение организации. Поэтому может возникнуть необходимость внести изменения в Положение. Как правильно это сделать? Есть два варианта:

• издать новую редакцию Положения;
• создать приложение к действующему Положению.

В обоих случаях алгоритм утверждения одинаков, но первый способ легче, поэтому используем его:

Шаг 1. Составляется проект Положения и направляется на согласование в профком или иной представительный орган работников. Если таких нет, следует сразу перейти к шагу 4.

Шаг 2. Не позднее пяти рабочих дней после получения проекта профсоюз (или иной представительный орган работников) направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Шаг 3. Если представительный орган работников согласен с проектом, Положение утверждает работодатель. Если представительный орган работников не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Даже если не будет достигнуто согласие с профсоюзом, работодатель может вводить Положение в действие.

Шаг 4. Руководитель своим приказом утверждает Положение.

Шаг 5. С Положением необходимо ознакомить всех работников, которых касается данный локальный акт, под роспись. Расписываются работники либо в листах ознакомления, подшиваемых к Положению, либо в специальном журнале ознакомления с данным локальным актом.

Ответы на ваши вопросы

Должен ли специалист по охране труда отвечать за выдачу СИЗ?

Работаю инженером по охране труда и экологии. Руководство хочет переложить обязанности другого сотрудника (завхоза) на меня, а именно, сделать ответственным за выдачу СИЗ, их списание и заполнение личных карточек.
Как отказаться от этих обязанностей, на какие документы сослаться?
Роман ПРОБКИН, инженер по охране труда и экологии (Москва)

Вы, как специалист по охране труда, должны только контролировать процесс обеспечения работников СИЗ. При этом сослаться можно на Рекомендации по организации работы службы охраны труда⁴.

Можно ли заменить спецобувь кроссовками?

Операторам станков работать в кроссовках гораздо удобнее , чем в указанных нормами выдачи кожаных ботинках . Будут ли проблемы с налоговой и ГИТ, если мы закупим кроссовки вместо ботинок? Изменит ли ситуацию выпуск приказа о замене СИЗ?
Федор СЕМЕНОВ, специалист по охране труда (Красноярск)

Такая замена возможна только, если у кроссовок будет сертификат на соответствие спецобуви, защищающей от вредных и опасных производственных факторов. В противном случае возникнут проблемы и с налоговой, и с трудовой  инспекциями.

Где хранить сертификаты на СИЗ?

При получении спецовки мы факт выдачи фиксируем в личной карточке учёта СИЗ, а где хранить сертификаты? Нужно ли делать копии к каждой личной карточке?
Елена СУРОВАЯ, начальник отдела кадров (Пермь)

Номер сертификата вы вписываете в личную карточку учета выдачи СИЗ. Сами сертификаты можно собирать в отдельную папку и хранить в подразделении, занимающемся закупкой СИЗ. Делать их копии для каждой карточки учета СИЗ не нужно.

Задайте свой вопрос!

Если у вас возник свой вопрос, задайте его сейчас. Ответ вы получите в следующем номере.

Самые необходимые нормативные акты