Журналы регистрации: как правильно оформлять и заполнять

Перечень журналовСкрытьКакие журналы должны быть в организации

Существует обязательный перечень журналов регистрации по охране труда, которые должны быть в каждой организации.

Перечень журналов по охране труда, которые должны быть в организации

Кроме того, есть журналы, которые обязательны для предприятий с определенной спецификой. Например, если сотрудники выполняют работы в электроустановках, то все выданные наряды-допуски обязательно фиксируют в журнале учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках (утвержденная форма в приложении 8 к Правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н). Все результаты проверок знаний электротехнического персонала обязательно фиксируют в журнале учета проверки знаний правил работы в электроустановках (утвержденная форма в приложениях 5 и 6 к правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н).

Если на предприятии сотрудники проходят предрейсовые, предсменные медосмотры, их фиксируют в журнале регистрации (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 835н) и т. д.

Если утвержденных форм журнала нет, а закон обязывает их вести, предприятие может использовать рекомендованные формы из ГОСТа и других нормативных документов, добавлять в них дополнительные графы.

Организация может принять решение руководствоваться при обучении по охране труда не только Порядком (утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29), но и ГОСТ 12.0.004–2015 и прописать это в своих локальных документах предприятия. С этого момента все формы документов, приведенные в ГОСТе, становятся обязательными для организации. Инспектор ГИТ во время проверки будет их требовать и сверять с утвержденными формами.

Как правильно заполнять журналы

Утвержденных методических рекомендаций о том, как правильно заполнять журналы регистрации по охране труда, нет. Но есть типичные ошибки, за которые при проверках инспектор ГИТ может привлечь к административному наказанию.

Типичные ошибкиСкрытьОшибка 1: сокращения. Иногда сотрудники, которые заполняют журнал, сокращают имена и отчества работников, их должности, названия подразделений. Если в организации много сотрудников и есть однофамильцы, в этом случае при проверке специалисту по охране труда придется доказывать, что именно этот сотрудник прошел инструктаж или получил наряд-допуск.

Ошибка 2: исправления. Иногда специалисты во время заполнения журнала допускают ошибку. Чтобы исправить это, они ее замазывают, зачеркивают или заштриховывают. Инспекторы ГИТ могут усомниться в достоверности информации. Особенно если в журналах инструктажей, например, замазана фамилия сотрудника и сверху написана другая. Чтобы исправить такую ошибку, зачеркните неверную запись, впишите верную и укажите «Исправленному верить». Поставьте Ф. И. О., подпись и дату внесения исправления.

Ошибка 3: не указана причина проведения. Если вы провели внеплановый, целевой инструктажи, но не указали причину их проведения, будет трудно доказать инспектору ГИТ, что вы выполнили предупредительные или корректирующие мероприятия. Укажите в строке, на каком основании вы провели инструктаж.

Ошибка 4: нет записи о стажировке. Если в журнале не будет указана стажировка, доказать, что ее действительно проводили, будет сложно. Количество смен на время стажировки должно соответствовать тому, что указано в отраслевых нормативных документах. Инспектор ГИТ может привлечь руководителя организации к административной ответственности по пункту 3 статьи 5.27.1 КоАП. Наказание за это — штраф от 110 000 до 130 000 рублей.

Ошибка 5: нет фамилии инструктирующего. В журнале обязательно указывают работника, который проводил инструктаж, и его должность. Делать это может сотрудник, у которого есть для этого полномочия и действующее удостоверение по охране труда. В противном случае инспектор не признает, что инструктаж провели.

Как оформлять журналыСкрытьКак правильно оформить журналы

Заполненные журналы по охране труда нужно хранить в организации минимум 10 лет (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558). А есть и такие, которые работодатель хранит постоянно, например журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Поэтому лучше, если у них будет обложка с твердым переплетом.

Перед тем как начать вести журналы:

1. Пронумеруйте журнал. Вы можете присвоить номер каждой странице или только листам журнала.

2. Прошнуруйте журнал. Это можно делать с помощью шпагата, ленты или капроновой нити.

3. Закрепите наклейкой концы шнуровки на обложке журнала или на его последнем листе.

4. Подпишите наклейку. Делает это сотрудник, который в организации отвечает за ведение журнала. На наклейке сделайте надпись с информацией о количестве листов, дате начала журнала и т. д.

5. Скрепите журнал печатью организации. Поставьте печать так, чтобы ее часть была на наклейке, а другая часть на обложке или листе журнала.