Приобретаем СИЗ за счет ФСС: пошаговая инструкция и образцы документов

Шаг 1. Заполните заявление

Заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер можно заполнить в бумажном или электронном виде. Форма есть в приложении 3 к Административному регламенту (утв. приказом Минтруда от 02.09.2014 № 598н, далее — Регламент № 598н). Укажите в заявлении-форме: название организации, регистрационный номер в ФСС, ИНН, Ф. И. О. должностных лиц, перечень дополнительных документов.

Регистрационный номер узнайте на сайте ФСС, для этого введите КПП и ИНН организации (portal.fss.ru/fss/insurant/searchInn). А перечень дополнительных документов посмотрите в подпункте «г» пункта 4 Правил, утвержденных приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее — Правила № 580н). Чтобы заполнить заявление, воспользуйтесь образцом.

Шаг 2. Заполните план финансирования

Заполните план по форме из приложения к Правилам № 580н. Смотрите образец с подсказками. Перед тем как спланировать расходы и указать в плане точные цифры, нужно понимать, какую сумму вы сможете возместить. Она составляет не более 20 процентов от взносов на страхование сотрудников, которые работодатель перечислял в ФСС за год, за вычетом расходов фонда, которые пошли на выплату пособий в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями (п. 2 Правил № 580н).

Точную сумму можно узнать двумя способами: обратиться в бухгалтерию предприятия или позвонить в территориальное отделение ФСС. Второй способ надежнее, он исключает ошибки бухгалтерии. Информация в ФСС, как правило, становится известна в конце января — начале февраля.

Шаг 3. Подготовьте дополнительные документы

Вместе с заявлением и планом финансирования в ФСС нужно подать документы, которые подтверждают необходимость финансового обеспечения. Их список для возмещения СИЗ следующий:

• перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий работников со ссылкой на пункт типовых норм, их количества и цены;
• перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки;
• копии сертификатов/деклараций соответствия СИЗ;
• копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории России;
• копия декларации о происхождении товара на территории членов Евразийского союза.

Три документа из списка запросите у поставщика СИЗ: сертификат соответствия, заключение о подтверждении производства промышленной продукции на территории России, декларацию о происхождении товара на территории членов Евразийского союза.

Перечень приобретаемых СИЗ подготовьте по образцу. В нем укажите, какие конкретно средства защиты купили со ссылкой на пункт типовых норм, обозначьте их количество и цену.

Подготовьте копию документа-обоснования для проведения предупредительных мер, это может быть коллективный договор, соглашение по охране труда или план мероприятий по улучшению условий и охраны труда. Также приложите к документам фото маркировки СИЗ, инструкций и памяток, которые были в комплекте со средствами защиты. Проверьте, чтобы информация в них совпадала с данными в декларации и сертификате соответствия.

Шаг 4. Подайте заявление в ФСС

Важно

Если предприятие не полностью потратило средства, которые включило в план финансирования, об этом нужно сообщить в ФСС до 10 октября (п. 13 Правил № 580н)

Подайте заявление до 1 августа текущего года, сделать это можно в бумажном или электронном виде. Рекомендуем подать заявление как можно раньше, так больше шансов, что ФСС вам не откажет в возмещении.

Чтобы подать в бумажном виде, нужно лично ехать в территориальное отделение ФСС. Электронную форму можно отправить через сайт «Госуслуги», для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись страхователя (п. 20 Регламента № 598н).

Вы избежите очередей, если решите подать электронное заявление, но тогда не пообщаетесь лично с представителем ФСС. При встрече сотрудник фонда может ответить на интересующие вопросы, сразу проверить документы на возмещение и указать на ошибки.

Шаг 5. Сдавайте отчетные документы

Если ФСС одобрит финансирование, нужно будет вести учет расходов и составлять отчеты (п. 12 Правил № 580н). Отчетные документы сдавайте в ФСС ежеквартально по плану финансирования с того момента, как бухгалтерия начала уменьшать сумму взносов на травматизм. Если представляете документы в печатном виде, срок сдачи не позднее 20-го числа первого месяца, который следует за истекшим кварталом. В электронном — не позднее 25-го числа (приложение 2 к постановлению ФСС от 15.10.2008 № 209).

Отчет подготовьте по форме из приложения 1 к письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Общее число застрахованных узнайте в бухгалтерии, численность работников, занятых на работах с вредными и опасными производственными факторами укажите согласно отчету о спецоценке. Чтобы заполнить графу 8 таблицы 2 Отчета, посчитайте сумму данных столбца 9 из Перечня приобретаемых СИЗ по должностям.

Данные по количеству работников, которые получили средства защиты, возьмите из ведомости учета выдачи СИЗ. Важно не ошибиться с количеством работников — даже если один работник получил два, три, четыре и более СИЗ, посчитайте его один раз.

Пример. Работники получили 10 единиц СИЗ, но шесть получили по одной единице, а два по две единицы, в этом случае столбцы нужно заполнить следующим образом:

Наименования средств защиты в перечне приобретаемых СИЗ, счетах и товарных накладных должны быть одинаковые. Дополнительно проверьте бумаги, ФСС может не принять документы, если данные будут отличаться. 

К отчету приложите документы, которые подтверждают расходы:

• отчет об использовании сумм страховых взносов;
• перечень приобретаемых СИЗ;
• копии счетов на покупку СИЗ;
• копии документов, подтверждающих поставку СИЗ в организацию, например товарные накладные;
• документы, подтверждающие оплату СИЗ.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ

Регион, в котором находится организация, участвует в пилотном проекте ФСС

Регионы, которые участвуют в пилотном проекте, перечислены в пункте 2 постановления Правительства от 21.04.2011 № 294. Чтобы возместить расходы в таком регионе, обратитесь в территориальное отделение ФСС с заявлением. Его форма утверждена в приказе ФСС от 24.11.2017 № 578. Приложите документы, которые подтверждают расходы. Документы вместе с заявлением направьте в фонд не позднее 15 декабря отчетного года.

В течение пяти рабочих дней со дня приема заявления и документов территориальное отделение фонда решит, возмещать расходы или нет. Если решение положительное, ФСС перечислит деньги на счет организации (п. 4 постановления Правительства от 21.04.2011 № 294).

Образцы документов