Как разрабатывать и обновлять приказы по охране труда

Кто разрабатывает приказы и где их хранить

Приказы по охране труда разрабатывают специалисты службы по охране труда, так как другие работники не обладают достаточными знаниями в этой области. Чтобы подготовить приказ, необходимо разбираться в Трудовом кодеке, его подзаконных актах в сфере охраны труда и владеть навыками делопроизводства.

Подготовка и согласование проекта приказа по охране труда зависит от структуры организации. В небольших компаниях достаточно составить проект документа, подписать его у директора и зарегистрировать у секретаря. В крупных предприятиях процесс усложняет согласование в многочисленных подразделениях.

Приказы издают в единственном экземпляре. Где хранить приказы по ОТ, определяет директор в зависимости от правил делопроизводства, утвержденных в организации. Если оригиналы всех приказов по организации хранят в одном месте, сделайте копии тех, что касаются ОТ, и храните их у себя. Желательно копировать не только сам приказ, но и лист ознакомления с подписями ответственных лиц.

Когда обновлять приказы

Важно

Законную силу приказ по охране труда обретает после того, как его утвердит руководитель организации

Обновляйте приказы по охране труда, когда необходимо внести в них изменения или дополнения. А также если работодатель установил конкретную периодичность их пересмотра в локальных документах организации.

С 1 марта 2022 года вступают в силу изменения в Х раздел Трудового кодекса. В новой редакции изменили нумерацию статей. Например, статье 212 ТК «Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда», ссылки на которую есть в большом количестве приказов по охране труда, присвоили другой номер. Теперь это статья 214 с названием «Обязанности работодателя в области охраны труда». Пересмотрите свои приказы и устраните несоответствия.

Когда изменений нет, приказ по охране труда действует бессрочно, если в нем не указали конкретный срок. Закон не требует переиздавать приказы с определенной периодичностью, например раз в год.

Как составить структуру приказа

Составляйте приказ из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая — вводная часть документа, в которой указывают, зачем и на каком основании его составили. Распорядительная — основная часть, где прописывают, что и кому приказывают сделать в организации. Каждое поручение оформляют отдельным пунктом и нумеруют арабскими цифрами (требования к оформлению приказов в ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Оформите приложение, если в приказе много информации: таблицы, графики, схемы, правила и т. п. Опишите в распорядительной части основные вопросы, например, ответственных и сроки исполнения, остальное вынесите в приложение. Пронумеруйте приложения, если их несколько. Для этого поставьте в правом верхнем углу гриф с номером, например: Приложение № 1.

Обязательные реквизиты приказа посмотрите в таблице. Кроме них есть дополнительные: виза согласования, отметка об исполнителе или перемещении документа в архив. Такие данные указывают, если этого требуют внутренние правила документооборота конкретной компании. Например, в крупной организации отметка об исполнителе с его контактами помогает быстро связаться и уточнить детали поручений приказа. Визы согласования ставят, когда документ должны одобрить заинтересованные лица. Например, юрист, главный бухгалтер или председатель профкома.

Какие реквизиты обязательно указывают в приказе

Что написать в приказе

Важно

Если в приказе не прописали, какой конкретно сотрудник отвечает за исполнение поручения, за нарушение ответит руководитель организации

В вводной части укажите, в чем необходимость составлять приказ. Например, требования нормативных документов. Кратко изложите цели, задачи, обстоятельства и мотивы, которые служат поводом издать документ. Чтобы написать вводную часть, ответьте на два вопроса: какой нормативный документ будет основанием и что из хозяйственной деятельности предприятия повод оформить приказ.

Если в вводной части ссылка на несколько статей документа, ставьте нумерацию по порядку. Указывайте нормативные документы в порядке субординации. Верховный документ — Конституция, потом федеральные законы, подзаконные акты и законы субъектов РФ.

Разделите вводную и основную часть документа словом «Приказываю».

В распорядительной части приказа назначьте ответственных сотрудников. Пропишите для них конкретные поручения и срок исполнения. Конкретный срок будет основанием привлечь исполнителя к ответственности, если он не выполнит поручение. Срок исполнения не нужно указывать, когда прописали, что выполнять положения приказа нужно весь период его действия.

В зависимости от целей приказа исполнителем может быть одно или несколько отделов организации, подведомственных подразделений или должностных лиц. Если исполнителей несколько, ответственный тот, кого указали первым.

В конце распорядительной части укажите ответственного за исполнение приказа. Например, это может быть специалист по охране труда или руководитель организации. Кто конкретно будет контролировать выполнение приказа, следует из положения о СУОТ и должностных инструкций.