Шесть изменений в спецоценке, которые начнут действовать с марта

1. Изменили срок на подачу декларации

С марта на подачу декларации у работодателей будет 30 рабочих дней с момента, как сведения о результатах спецоценки внесут в ФГИС СОУТ (akot.rosmintrud.ru). Точку отсчета указали в новом Порядке подачи декларации (п. 4 приложения 2, утв. приказом Минтруда от 17.06.2021 № 406н, далее — Приказ № 406н). По действующему до марта порядку срок считают со дня, когда работодатель утвердил отчет.

Чтобы не пропустить срок, обяжите исполнителя услуг по спецоценке сообщить работодателю, что результаты внесли в ФГИС СОУТ. Закрепите в договоре промежуток времени, в течение которого должны уведомить, — три рабочих дня с момента внесения результатов. Выберите способ, которым предпочитаете получить сообщение: заказным письмом с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью. К сообщению организация должна приложить копии подтверждающих документов (ч. 3 ст. 18 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ).

Какие еще сроки должны соблюсти работодатель и организация СОУТ, смотрите на схеме. Чем рискует тот, кто нарушит сроки, узнаете в конце статьи.

2. Утвердили новую форму декларации

Есть два варианта подать документы — бумажный и электронный. Если предпочитаете бумажный вариант, обновите с марта форму декларации, ее утвердили приложением 1 к Приказу № 406н. Когда декларация не соответствует утвержденной форме, в ГИТ откажутся принимать документ. В течение 10 рабочих дней работодателю вернут документ почтой и укажут причину отказа (пп. 6, 7 приложения 2 к Приказу № 406н).

Заполните документ по готовому образцу. Затем решите — отнесете декларацию в ГИТ лично или направите письмом. Прежде чем передать в ГИТ декларацию, проверьте всю информацию в ней, чтобы не делать двойную работу.

Когда в договоре на услуги спецоценки у экспертов нет обязанности оформить декларацию, заполнять формы придется самому. Обязанность оформлять и подавать декларацию закрепили за специалистом по охране труда (п. 3.1.6 профстандарта, утв. приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н).

Декларируйте каждое рабочее место, где вредные или опасные факторы по результатам СОУТ эксперты не выявили, условия труда признали оптимальными или допустимыми. Вносите в декларацию сведения обо всех аналогичных рабочих местах (пп. 1, 5 приложения 2 к Приказу № 406н).

Обратите внимание

Если декларацию заполнили не по новой форме, можно исправить ошибку и повторно подать документ (п. 8 приложения 2 к Приказу № 406н)

Перед визитом в ГИТ лучше позвонить и выяснить, что нужно приложить к декларации. Обычно инспекторы запрашивают заверенные копии заключений экспертов, титульных листов отчетов о СОУТ, сводных ведомостей результатов СОУТ. Также спросите, нужно ли приложить к документам файлы на флешке или продублировать их на e-mail.

Распечатайте по два экземпляра декларации: один инспекторы оставят себе, второй — вернут с отметкой о приеме. Инспекторы должны заполнить в документах раздел «Сведения о регистрации декларации».

Если выбрали вариант с почтой, отправляйте письмо с уведомлением о вручении и описью вложения. Уведомление докажет, что декларацию направили в срок.

3. Уточнили условия подачи декларации в электронном виде

Для дистанционной подачи теперь нужна усиленная квалифицированная подпись (п. 3 приложения 2 к Приказу № 406н). Когда у работодателя есть такая подпись, легче заполнить форму в электронном сервисе Роструда (declaration.rostrud.gov.ru/declaration/choice). 

Если заполняете декларацию на сайте, можно внести данные вручную или импортировать сведения из уже подготовленного документа. Выберите удобный для себя способ и следуйте алгоритму. 
Как проще всего заполнить форму и сэкономить при этом свое время, наглядно показали в видеоинструкции.

4. Изменили требования к реестру деклараций

Важно

Чтобы найти декларацию в реестре достаточно знать ИНН компании

Проверяйте декларации в реестре (declaration.rostrud.gov.ru/declaration/index). С марта в нем прекратят указывать сведения о сроке действия деклараций. Декларации бессрочные: проводить повторно спецоценку не нужно, если нет причин для внеплановой процедуры. Это правило применяют для всех действующих деклараций, которые внесли в реестр (ч. 4 ст. 11 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, ч. 2 ст. 2 Закона от 30.12.2020 № 503-ФЗ).

Спустя 15 рабочих дней, после того как ГИТ получила декларацию, сведения о ней должны внести в реестр. Убедитесь, что информацию внесли корректно: наберите в строке поиска ИНН компании — система отобразит загруженные документы. Обязанность подавать декларацию закрепили за работодателем, поэтому за достоверность сведений в ней отвечает он.

Если в декларации найдут недостоверные сведения, ее признают недействительной. Декларация также прекратит действовать, когда на рабочем месте:

• от воздействия вредного или опасного фактора произойдет несчастный случай, в котором нет вины третьих лиц;
• диагностируют профзаболевание, причина которого — вредный или опасный фактор;
• контролеры обнаружат нарушения по охране труда;
• изменятся условия труда.

В каждом из этих четырех случаев на рабочем месте придется организовать внеплановую спецоценку. У работодателя есть полгода на процедуру с момента, как произошел несчастный случай, выявили профзаболевание или выдали предписание по нарушениям; год — если поменяли технологический процесс или оборудование, которые могут повлиять на воздействие вредных или опасных факторов (ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).

Если после внеплановой спецоценки условия труда признали вредными, декларацию на рабочее место не подавайте. Когда в отчете о СОУТ класс указали ниже 3-го, заполните новую декларацию и сдайте ее в ГИТ.

Обратите внимание

Декларации с недостоверными сведениями помечают в реестре как недействующие в течение пяти рабочих дней (п. 5 приложения 3 к Приказу № 406н)

5. Потребовали больше документов для оценки качества СОУТ

Заявление на госэкспертизу качества СОУТ подавайте по типовой форме (приложение № 1, утв. приказом Минтруда от 28.10.2021 № 765н). Обращайтесь с заявлением в орган исполнительной власти региона по охране труда, если есть сомнения в качестве оказанных услуг.

К заявлениям теперь недостаточно прилагать отчеты о СОУТ, нужны еще заверенные копии документов организации, которая ее провела: уведомление о регистрации в реестре организаций СОУТ, сертификаты экспертов, аттестаты аккредитации. Если отчет утвердили после 1 января 2020 года, на госэкспертизу представьте также сведения о его размещении в ФГИС СОУТ (п. 12 Порядка, утв. приказом Минтруда от 29.10.2021 № 775н, далее — Порядок № 775н).

Прилагайте также к заявлению и отчету о СОУТ:

• приказ о комиссии по СОУТ;
• перечень рабочих мест для СОУТ;
• заключение эксперта об идентифицированных вредных и опасных факторах и их перечень;
• перечень вредных и опасных факторов на рабочих местах, где идентификацию не проводили, если они есть;
• протоколы заседаний комиссии работодателя, которые подтверждают, что результаты идентификации или определения факторов утвердили;
• другие заключения и решения эксперта, если есть;
• документы с результатами испытаний и измерений вредных и опасных факторов, а также протоколы производственного контроля, если их использовали;
• карту хронометража рабочего времени на рабочих местах, если нужно учитывать продолжительность воздействия идентифицированного фактора;
• протоколы комиссии и особые мнения ее членов, если они есть.

Дополнительно орган госэкспертизы может запросить договор на услуги спецоценки, график ее проведения, перечень используемого оборудования, сырья и материалов, характеристики выполняемых работ, рабочие или должностные инструкции, инструкции по охране труда, паспорта на оборудование, руководства по его эксплуатации (приложения 1, 2, утв. Приказом № 775н).

Не направите документы в течение 10 рабочих дней, после того как получили запрос, — госэкспертизу приостановят максимум на 30 рабочих дней. Без сведений об отчете в ФГИС СОУТ и без комплекта документов проводить госэкспертизу не станут (пп. 16, 23 Порядка № 775н).

6. Перевели в цифровой формат сертификаты экспертов

Важно

С 2023 года на сертификаты начнут наносить штрихкоды, сканируя которые можно будет быстро найти документ в реестре

Прежде чем заключить договор с организацией СОУТ, проверяйте сертификаты экспертов в реестре (akot.rosmintrud.ru/sout/experts). Выдачу сертификатов на бумаге прекратят, их начнут автоматически формировать в электронном виде. Оформленные до 1 марта бумажные сертификаты разрешили использовать в пределах своего срока (п. 3 приказа Минтруда от 22.10.2021 № 757н, далее — Приказ Минтруда № 757н).

По десятизначному номеру сертификата в реестре можно узнать, когда выдали сертификат и когда он утратит силу. Если эксперта дисквалифицировали или выявили у него подложные документы для аттестации, в реестр внесут дату аннулирования сертификата (п. 2 Инструкций, утв. приказом Минтруда № 757н). 

КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ

Почему важно не опоздать с декларацией

Опоздаете с декларацией — приравняют к тем, кто не проводит спецоценку. Работодателю грозит штраф до 80 тыс. руб. (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП).

В одной компании забыли сдать декларацию перед новым годом. После праздника о документе вспомнили, однако в первый раз его оформили неверно. Ошибки исправили, декларацию ГИТ получила на пять дней позже крайнего срока, поэтому инспектор назначил штраф.

Работодатель оспорил санкцию. Судью просили признать нарушение малозначительным, но он назвал действия работодателя посягательством на отношения, которыми государство регулирует безопасность работников. Штраф оставили в силе (решение Московского городского суда от 26.11.2018 № 7–13339).

Алгоритмы