Сервисы для специалиста по охране труда: планирование задач и работа с документами

Для планирования задач

Важно

Программа Ghostery Privacy Browser засекретит вашу личность в интернете, а в 1Password можно безопасно хранить все пароли

Планирование помогает быстрее и эффективнее справляться с рабочими задачами. Можно заранее распределить время и расставить приоритеты, меньше вероятность отвлечься и забыть что-либо сделать, есть возможность проанализировать свою занятость и даже определить слабые точки, над которыми стоит поработать. Например, некоторые специалисты признаются, что после того как начали записывать и распределять задачи, заметили, что слишком много времени уделяют бумажной работе и почти не успевают контролировать процессы на рабочих местах. Осознали проблему и обсудили с руководством более разумные схемы распределения обязанностей.

Рекомендуем разбивать большие задачи на несколько маленьких. Например, задача — «провести оценку рисков по методу Элмери». Разбили на подзадачи: собрать и обучить рабочую группу; заполнить свои анкеты и собрать у коллег; посчитать индекс безопасности; проанализировать результат, разработать корректирующие мероприятия и оформить документы. В каждом конкретном случае шаги будут индивидуальные и проработаны более детально.

Поэкспериментируйте с разными способами планирования и выберите удобный. Например, можно вести рукописный ежедневник или пользоваться электронным сервисом. Выбор последних — большой. Мы сделали подборку топ-5 сервисов, которые лучше всего подходят для нужд специалистов по охране труда, по мнению коллег. Принцип работы программ из нашего списка похож, но отличаются интерфейсы и дополнительные функции — каждый может подобрать удобный для себя вариант.

Focus to do

Программа совмещает в себе менеджер задач и таймер для управления временем по методу «Помидора» — техники управления временем, которую предложил Франческо Чирилло в конце 1980-х. Записываете дела на день в сервис, устанавливайте таймер на время, которое вы не будете отвлекаться ни на что, кроме конкретной задачи, потом немного отдыхайте и возвращайтесь к делам. Классическое распределение времени по методу «Помидора» — 25 минут глубокого погружения в задачу, 5 минут на отдых.

В программе можно заводить привычки и устанавливать напоминания, например, «заполнять отчет каждый понедельник» или «проводить вводный инструктаж каждую среду». Можно выделять цветом приоритетные задачи и ставить цели. Есть приложение на телефон: Android и iOS, а также на расширения для браузера Google Chrome, базовые версии — бесплатные. Ищите в App Store и Play Маркет по названию Focus to do.

Todoist

В программу можно заносить задачи на каждый день и неделю вперед. Организовать дела удобно по приоритету, чтобы знать, над чем работать дальше, а что может подождать. Ставьте цели на день или неделю, делайте отметки об их выполнении, а потом смотрите графические отчеты о своей продуктивности — это мотивирует.

Есть приложение для Android и iOS — ищите в App Store и Play Маркет по названию, а есть также расширения для разных браузеров, например Google Chrome и Safari. Есть бесплатная и платная версии с улучшенным функционалом. 

Microsoft To Do

Программа позволяет создавать списки дел, группировать их по темам и устанавливать напоминания для ежедневного контроля. Можно создавать одну большую задачу и делить ее на несколько шагов с подробным описанием действий. Есть возможность обмениваться списками дел с коллегами. Программа поддерживается на платформах Windows, Android, iOS. Есть бесплатная и платная версии.

Trello

Программа выглядит как доска задач на рабочем столе. Есть четыре поля: для идей, задач на день, в процессе выполнения и выполненных. Карточки с отдельными задачами можно перемещать по доске из одного поля в другое.

Сервис основан на принципах японской системы управления «канбан»: весь объем работы сразу виден на доске задач и его легко проанализировать. Программу можно использовать как для личного управления своим временем, так и в команде с коллегами, поддерживается на платформах Windows 10, Android, iOS. Есть бесплатная и платная версии.

«Записки»

Стандартная программа для macOS и Windows. Дает возможность повесить на рабочем столе компьютера цифровую записку-стикер с задачами на день или любой другой полезной информацией. Кроме текста, в записку можно вставить картинку или веб-ссылку. На рабочем столе можно разместить сколько угодно записок, потом их по отдельности удалять — экологичный аналог бумажных стикеров. Бесплатную программу ищите через поисковую строку по запросу «Записки».

Для документов

Специалисты по охране труда много работают с документами. С этой частью деятельности тоже могут помочь электронные сервисы. Мы подготовили список универсальных программ — пригодятся каждому.

Google Диск

Облачный сервис для хранения, редактирования и синхронизации файлов. По сути, это привычные документы Word, Exсel, Power Point и пр., которые хранятся в интернете. Можно быстро настроить доступ к файлам разным заинтересованным лицам для просмотра или редактирования. Например, соберите учебные материалы по охране труда и разошлите работникам ссылку. Они смогут самостоятельно изучить нормы охраны труда и подготовиться к проверке знаний. Диск поддерживается на платформах Windows, Android, iOS. Первые 15 Гб информации можно хранить бесплатно, для бизнеса предусмотрена платная версия, узнать подробности и начать работу можно на сайте.

Dropbox

Принцип работы аналогичен Google Диск: хранение и обмен файлами. Можно создать комфортный личный кабинет: распределить файлы по папкам, темам, ставить знаки приоритета. В программе удобно работать в группах: изменения файлов синхронизируется между участниками, наглядно видны правки каждого, в конце можно оставить заметку о проделанной работе. Есть мобильное приложение для Android и iOS и программа для macOS и Windows. Сервис платный.

Duplicate file finder

Программа для Windows 7; 8.1 и 10, чтобы отсортировать файлы, удалить дубликаты и освободить место на диске. Удобно, чтобы почистить память компьютера и организовать хранение. Программа ищет дубликаты не по названию документов, а по их содержанию. Есть бесплатная и расширенная платная версии.

Adobe Scan и Scannable

Приложения для телефона, которые распознают бумажный и рукописный текст через камеру мобильного. Можно отсканировать любые бумаги и получить цифровое изображение в формате PDF. Бесплатные приложения поддерживаются для Android и iOS. Ищите в App Store и Play Маркет по названиям.

Punto Switcher; X Neural Switcher; Caramba switсher

Программы для автоматического переключения между раскладками клавиатуры. Работают на компьютере в фоновом режиме и анализируют ряд введения символов. Если для языка на раскладке последовательность ввода нетипична — программа меняет язык автоматически. Особенно актуально для тех, кто много печатает и может не заметить, как заполнил русскоязычный документ английскими символами. Работает на macOS и Windows, ищите в браузере по названиям. Например, бесплатную версию Punto Switcher можно скачать здесь. 

Lightshot; Joxi

Программы для скриншотов экрана. Выбираете мышкой интересующую область экрана, делаете фотографию, потом можно выделять области цветом, подчеркивать, обводить, подписывать. Lightshot и Joxi можно скачать бесплатно. Если не хотите скачивать программы, на Windows скриншоты можно делать сочетанием клавиш Shift + Win + S, а на macOS — через Shift + Cmnd + 4.