«Автоматизировали управление профрисками и прокачали квалификацию специалистов по ОТ». Инструкция, чтобы избавиться от обязательной рутины
Я проанализировала аудиты по охране труда на разных этапах и оценила эффективность работы специалистов по ОТ, а также трудозатраты на управление профрисками и взаимодействие с подразделениями. Поняла, что автоматизация процессов позволит сэкономить время всех участников и повысить результативность аудитов.
Предложила руководству разработать платформу для учета результатов аудитов на основе управления профрисками. Рассматривали возможность приобрести программу, но в итоге решили сделать сервис силами компании. Ведь никто лучше нас не понимает внутренние процессы, структуру управления и порядок коммуникации. Далее расскажу, как мы разработали и внедрили платформу, которая доказала свою эффективность за короткие сроки, при минимальных инвестициях со стороны компании.
Подготовка
Важно
Если будете работать со сторонней организацией, заложите дополнительный бюджет, ведь за каждую доработку возможно потребуется доплата
При подготовке к разработке программы провели анализ возможностей компании и предложений рынка. Оценили трудовые, финансовые и технические ресурсы компании. Данный этап занял около месяца, но позволил не допустить ошибок и снизить количество корректировок во время разработки программы.
При разработке ТЗ поставили цель — простой и удобный интерфейс, который позволяет оформить результаты за 15 минут и автоматически формирует все уведомления, что исключит бумажный документооборот.
Трудовые ресурсы. Когда проанализировали ресурсы, решили, что разработку будет координировать рабочая группа. Выбрали участников среди опытных специалистов по ОТ, руководителей подразделений и представителей профсоюза. Рабочая группа составила инструкцию и материалы для аудиторов и руководителей подразделений, каждому из которых разъяснили порядок действий. На время аудита мы освободили персонал от других задач.
Финансовые ресурсы. Оценили доступные средства и способы получить дополнительное финансирование. Анализ показал, что наиболее экономически целесообразно использовать фонд оплаты труда и разработать сервис самостоятельно, то есть привлечь штатных IT-специалистов и специалистов по ОТ.
Технические ресурсы. Проанализировали доступные программные решения, которые есть на рынке и позволяют разработать собственный сервис на их основе. Остановили выбор на простой в использовании платформе, которая безопасна с точки зрения сохранности данных. Нам было важно создать платформу с возможностью совместного доступа и опцией по рассылке автоматических уведомлений на электронную почту. Также заранее учли, какие способы работы с документами важны, и удостоверились, что программа их поддерживает.
Реализация
Обратите внимание
Используйте уже существующие программы и доработайте их функционал под собственные решения
Программу реализовал штатный IT-специалист за три месяца на основе Microsoft SharePoint по техническому заданию от рабочей группы. Поэтому аудит максимально адаптировали под условия компании и специфику. Процедура учитывает требования безопасности к каждому конкретному объекту проверки, избыточную информацию исключили.
Подготовка аудиторов. Разработали и утвердили универсальные чек-листы для разных площадок — от автобазы до почтамта, чтобы упростить подготовку специалистов к аудиту и исключить споры о применимости, адаптивности и уместности проверяемых вопросов. После этого аудиторы с разным уровнем квалификации могут быстро и эффективно провести проверку благодаря автоматизации процесса.
Нам было важно внедрить процесс, который учитывает мнение всех его участников. Поэтому для удобства рабочая группа разработала регламент и методику аудита не сразу, а после шести месяцев тестирования, когда получили обратную связь от всех участников процесса, доработали цифровую платформу и интегрировали все работающие предложения.
Порядок аудита. В программе учли два вида аудитов — выездной и дистанционный, так как в организации много подразделений, в которые не всегда возможно оперативно добраться. Чек-листы разработали с возможностью формировать вопросы аудита, как для конкретного объекта, так и по отдельным целевым проверкам. Например, если в организации произойдет НС или микротравма, у проверяющего есть возможность рассмотреть в ходе аудита только те вопросы, которые касаются инцидента.
Виды аудита
В ходе аудита принимаем меры по управлению профрисками. Когда специалист по ОТ выявляет нарушение, он сразу определяет тяжесть, вероятность и итоговый уровень риска: незначительный, низкий, средний, высокий и экстремальный. От уровня риска зависят сроки реализации корректирующих мероприятий — чем выше уровень, тем скорее необходимо принять меры.
Если выявили риск экстремального уровня, то аудитор вправе установить срок устранения несоответствия незамедлительно, вплоть до решения руководством объекта о временной приостановке деятельности подразделения (оборудования, механизмов, отстранение конкретных работников и пр.). Если выявленный риск не критичный, достаточно в ходе проверки принять к учету необходимые оперативные меры и отобразить данный опыт в результате аудита.
План корректирующих мероприятий составляет не специалист по ОТ, а руководитель подразделения. Он вносит комментарии по каждому пункту с учетом профриска, если его уровень выше среднего. Если руководитель подразделения вовремя не принял меры по реализации всех корректирующих мероприятий, то вышестоящему руководителю будет автоматически направлена информация о результате аудита и его статусе.
Всем участникам аудита приходят автоматические уведомления на электронную почту. Это помогает избежать бумажной волокиты со сбором подписей, длительного ожидания согласования результатов и другой рутинной работы. Также информацию на каждом этапе аудита получает рабочая группа, которая контролирует качество реализации процесса аудитов. Смотрите наглядно, как работает программа.
Результаты тестовой эксплуатации
рутинной бумажной работы исключили
Почти за год эксплуатации системы 32 специалиста провели 1437 аудитов в Московском регионе. Нам удалось увеличить эффективность и уровень компетенции каждого специалиста по ОТ. Исключили 78 процентов рутинной работы и перешли на «безбумагу». Систематизировали и унифицировали учет результатов аудита.
Выявили и приняли меры по снижению уровней профрисков в каждом подразделении. Программа сделала процессы прозрачными и помогла усилить контроль выполнения корректирующих мероприятий со стороны вышестоящего руководства и специалистов по ОТ. Это в свою очередь повлияло на оперативность мер со стороны руководителей подразделений.
Мы планируем продолжать развивать собственное ПО и в дальнейшем оптимизировать бизнес-процессы. Для этого мы регулярно вносим корректировки в программу, напомню, что все реализуем собственными силами компании.
Аудит по охране труда теперь понятен каждому участнику процесса. Работники и руководители всех уровней управления вовлечены в вопросы охраны труда.
Новые требования, которые изменят работу специалиста по охране труда в 2024 году
Проверьте и прокачайте знания
Внедрять изменения в работу проще, когда есть уверенные знания по основным процессам в охране труда. Колесо баланса не только определит уровень базовых знаний, но и поможет его улучшить. Для этого подберет материалы для обучения, исходя из ваших результатов. Необязательно изучать все сразу, сможете сохранить и распечатать результаты, чтобы комфортно распределить нагрузку и совместить обучение с рабочими задачами.
Попробуйте составить колесо баланса. Оценка знаний по каждой теме варьируется от 1 до 10. Причем вес ответов в общем зачете отличается — чем сложнее вопрос, тем больше он приближает к идеальному результату. Когда ответите на вопросы, наглядно увидите, какие области знаний полезно прокачать.
Если хотите устранить пробелы в знаниях, нажмите на кнопку «Прокачать знания». Программа специально для вас подберет материалы с разбором вопросов, на которые ответили неправильно. Сохраните подборку, чтобы постепенно наверстать упущенное.
Изучите изменения и составьте план задач на 2024 год
Внимание
Кликните на стрелки около слова «Проект» и изучите документ.
Для удобства скачайте таблицу с изменениями–2024
Изменения не вступают в силу одномоментно, поэтому сейчас есть возможность изучить новые НПА и проекты, чтобы равномерно распределить нагрузку на год.
В таблице объяснили, какие требования действуют в данный момент и как законотворцы изменят процедуры. Составить план задач на 2024 год поможет третий столбец таблицы. Часть новых требований уже опубликована, некоторые еще в проекте, но их планируют ввести в ближайшее время. То, что еще не опубликовали, мы отметили значком «Проект».
Изменения в охране труда в 2024 году
| Несчастные случаи | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Нет единой системы учета. Роструд получает статистику по НС от ГИТ. Росстат обобщает сведения из отчетов 7-травматизм от работодателей |
>>>
В начале года Роструд планирует запустить в работу информационную систему ГИС НС. В нее будут вносить сведения обо всех НС, кроме легких | Пока нет информации, как будет выглядеть и работать ГИС НС и какой функционал у специалистов по ОТ. Законодатель указал возможность доступа в систему внешних пользователей |
| Комиссия по расследованию устанавливает факт грубой неосторожности пострадавшего на свое усмотрение, так как в законе нет определения. Работодатель вправе извещать Роспотребнадзор в удобные сроки о случае отравления работника |
>>>
С 1 сентября обновят главу 36.1 ТК о порядке расследования НС: — добавят определение грубой неосторожности; — включат в перечень материалов расследования медзаключение о причине смерти пострадавшего и возможности его нахождения в состоянии алкогольного опьянения; — установят, что о случае отравления работника нужно сообщать в медорганизацию и Роспотребнадзор в течение суток | Включите изменения в положение о расследовании и учитывайте в работе |
| Пожарная безопасность | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| В соцучреждениях электроустановки часто не оборудуют устройствами защиты от дугового пробоя, что приводит к опасным инцидентам | С 1 марта начнет действовать постановление Правительства от 30.03.2023 № 510. Изменят Правила противопожарного режима и обяжут в зданиях социальных объектов оборудовать электроустановки устройствами защиты от дугового пробоя | Проверьте наличие защитных устройств на электроустановках, при отсутствии организуйте их установку. В случае если отвечаете за пожарную безопасность и работаете в соцучреждении. К ним относят здания общежитий, хостелов, медорганизаций, дошкольных и общеобразовательных организаций и др. |
| Правила по охране труда | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| В действующих Правилах по охране труда перечислили случаи, когда из-за погодных условий работу нужно прекращать. Но нет указаний как действовать в ситуациях, когда оснований останавливать работу нет, но погодные условия неблагоприятные. Пока проект получил отрицательное заключение от Минэкономразвития, но Минтруд не планирует отказываться от таких ПОТ и вновь вынесет их на рассмотрение |
>>>
Утвердят Правила по ОТ при работах в особых температурных условиях. Они установят новые требования безопасности к организации работ и рабочих мест, размещению оборудования, работе при повышенных и пониженных температурах, сильных атмосферных осадках и гололеде | Когда опубликуют новые Правила по ОТ, разработайте отдельную инструкцию по ОТ или дополните действующие. Также внесите новые требования охраны труда в правила и программы обучения. Организуйте внеплановый инструктаж для работников, которые трудятся в неблагоприятных условиях |
| Требования к организации производственных процессов при воздействии виброакустических факторов разрознены, нет единого документа, которым можно руководствоваться |
>>>
В проекте новых Правил по охране труда обобщили требования к организации производственных процессов в условиях воздействия виброакустических факторов | Если в организации при проведении СОУТ выявили повышенный уровень шума и вибрации, а также воздействие инфразвука и ультразвука, изучите новые ПОТ. Когда их опубликуют, внесите новые требования в инструкции, правила и программы обучения. Организуйте внеплановый инструктаж для тех, кто использует в работе обновленные документы |
| Личный кабинет по охране труда | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Личный кабинет работодателя на сайте Минтруда нужен только тем работодателям, которые обучают работников внутри предприятия |
>>>
С 1 сентября в ТК добавят статью 214.3 про личный кабинет по охране труда, в которой закрепят порядок регистрации работодателя. Также установят, в каком порядке и объеме работодатель должен будет размещать в ЛК сведения о состоянии условий и охраны труда | Включите работу в личном кабинете работодателя в локальные акты организации. Определите человека, у которого будет доступ на сайт Минтруда для передачи сведений, и зафиксируйте ответственность приказом |
| Специальная оценка условий труда | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Действует методика, которая вступила в силу еще в 2014 году и не учитывает последние изменения в сфере охраны труда и переход на электронный документооборот | С 1 сентября вступит в силу новая методика СОУТ, которую утвердили приказом Минтруда от 21.11.2023 № 817н. Обновят классификатор ВиОПФ, изменят форму отчета и инструкцию по ее заполнению. Разрешат оформлять отчет в форме электронного документа, обяжут оформлять протокол заседания комиссии по СОУТ после идентификации ВиОПФ на рабочих местах | Пересмотрите положение о СУОТ в разделе об организации и проведении спецоценки. Учтите в нем изменения о возможности хранения отчета в форме электронного документа и включите новую обязанность комиссии |
| Реестр деклараций ведут на сайте Роструда. Работодатели подают документ в ГИТ или на сайте Роструда заполняют форму, которую подписывают ЭЦП |
>>>
Реестр будут вести во ФГИС СОУТ. Подавать декларацию работодатели будут через личный кабинет на сайте Минтруда | Когда изменения утвердят, для подачи декларации используйте личный кабинет работодателя на сайте Минтруда |
| Медицинские осмотры | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Медосмотры проводят по порядку, который утвержден приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н |
>>>
Примут новый порядок проведения медосмотров. Документ пока не утвержден. Разрешат выдавать электронные направления, которые будут подписывать усиленной квалифицированной подписью. Изменят срок предоставления медорганизацией сведений о результатах медосмотра в информационную систему с трех дней до одного | Учтите изменения, если ведете или планируете вести электронный документооборот. Обновите локальные документы по медосмотрам по новому порядку |
| Транспортная безопасность | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Для персонала автомобильного, пригородного ж/д и городского наземного электрического транспорта проводили подготовку и аттестацию по транспортной безопасности | С 1 сентября начнет действовать Федеральный закон от 24.07.2023 № 387-ФЗ. Подготовку и аттестацию по транспортной безопасности заменят на инструктаж и проверку знаний | Учтите изменения при подготовке работников, внесите изменения в локальные акты организации |
| Гражданская оборона | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Курсовое обучение или дополнительное профобразование проходят: — главы местных администраций; — руководители организаций с категорией по ГО, которые работают в военное время; — руководители служб и формирований, уполномоченные по ГО; — преподаватели по безопасности жизнедеятельности в школах, колледжах и вузах | С 1 сентября начнет действовать приказ МЧС от 23.08.2023 № 889. Он дополнит перечень тех, кто должен проходить обучение по программам курсового и дополнительного профобразования по ГО в учебном центре. В перечень включили: — должностных лиц сборных и приемных эвакуационных пунктов; — руководителей спасательных служб; — руководителей и педагогов организаций, которые обучают профпрограммам в области ГО | Если в организации есть работники, которые указаны в перечне, направьте их на обучение в учебный центр |
| Оказание услуг по охране труда | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Минтруд принимает решение об изменении сведений в реестре в течение 30 дней. Заявление о регистрации в реестре не принимают в форме электронного документа | С 1 сентября изменят порядок оформления и подачи заявлений о регистрации в реестре организаций, которые оказывают услуги по охране труда. Заявление можно будет подать в электронной форме и получить ответ на Госуслугах. Если организация подаст заявление об изменении сведений в реестре, его рассмотрят за 21 день | Если работаете в компании, которая планирует получить аккредитацию, учтите новые требования при подготовке документов для отправки в Минтруд |
| Средства индивидуальной защиты | ||
| Как сейчас | Как будет | Что сделать |
| Можно выдавать СИЗ по типовым отраслевым нормам | Типовые отраслевые нормы отменят, все работодатели должны будут перейти на выдачу СИЗ по ЕТН до конца 2024 года | Подготовьтесь к переходу заранее: внесите изменения в порядок выдачи, проведите очередную оценку профрисков, установите классы защиты и эксплуатационные уровни СИЗ, утвердите новые нормы и организуйте закупку средств защиты |
Три способа сдать отчеты в Росстат в электронном виде + сервисы, которые исключат ошибки
Кому нужно отчитаться по ОТ
Отчеты не подают микропредприятия. Малые предприятия заполняют только форму № 7-травматизм. Необходимость подачи отчетов зависит от ОКВЭД и отрасли организации. Для формы № 1-Т (условия труда) нужно знать первые две цифры основного вида деятельности по ОКВЭД, а для отчета № 7-травматизм — первые две цифры всех видов деятельности компании.
Определите, кто должен ежегодно отчитываться по формам № 1-Т (условия труда) и № 7-травматизм, с помощью сервиса. Выберите ОКВЭД и отрасль организации в программе, чтобы выяснить, нужно ли сдавать отчеты в Росстат.
Какими способами можно сдать отчеты в электронном виде
Росстат принимает отчеты только в электронном виде, сдать их лично или по почте нельзя. Для подачи сведений нужна усиленная квалификационная электронная подпись, которую выдал удостоверяющий центр. Подать отчет можно тремя способами:
Способ 1. Через систему Росстата по сбору отчетности
Отчеты можно подать напрямую в Росстат через бесплатный сервис, в котором есть онлайн- и офлайн-модули. Следуйте инструкции, чтобы подать отчет онлайн через систему сбора отчетности.
Шаг 1. Зайдите на сайт. Зарегистрируйтесь или войдите в созданный личный кабинет.
Шаг 2. Откройте вкладку «Профиль» и зайдите в раздел «Сертификаты», добавьте сертификат электронной цифровой подписи.
Шаг 3. Перейдите во вкладку «Назначенные формы» и зайдите в раздел «Формы отчетности». Нажмите на кнопку «Отчитаться» напротив названия формы, по которой подаете отчет.
Шаг 4. Заполните форму отчетности, после этого нажмите кнопку «Контроль», чтобы проверить отчет. Если нет ошибок, нажмите кнопку «Отправить». Если ошибки есть, то исправьте их и нажмите кнопку «Отправить».
Шаг 5. После отправки отчета придет уведомление о том, что Росстат получил документ и проверяет его. Если все верно, то в течение трех дней придет подтверждение. Если есть нарушения, то напишут, что нужно исправить.
Используйте офлайн-модуль Росстата, если нет возможности заполнить отчеты онлайн. У офлайн-модуля тот же функционал, что и у онлайн-системы сбора отчетности, только для заполнения отчета не нужен постоянный доступ в интернет. Чтобы использовать офлайн-модуль, скачайте программу в системе сбора отчетности на сайте. После установки платформы авторизуйтесь, выберите нужный отчет, заполните форму, и она автоматически отправится в Росстат. Для направления отчета нужен доступ в интернет.
Способ 2. В системе электронного документооборота организации (ЭДО)
Способ можно использовать, если система ЭДО организации взаимодействует с порталом «Госуслуги». Если такая функция есть, проверьте, есть ли в системе ЭДО формы отчетов в Росстат. При необходимости попросите разработчиков их добавить. Если есть связь с «Госуслуги», достаточно заполнить отчет внутри системы ЭДО и подписать его усиленной квалифицированной подписью. Программа автоматически направит его в Росстат.
Способ 3. Через оператора — специализированную платформу
Работодатель может воспользоваться платными специализированными программами для подачи отчетности, например, Контур.Экстерн, Астрал Отчет. В таких системах есть отчеты в СФР, ФНС, Росстат и другие службы. После покупки доступа появляется возможность выбора форм, по которым отчитывается организация. В перечне выберите отчеты № 1-Т (условия труда) и № 7-травматизм. Заполните формы отчетов на платформе, и они автоматически направятся в Росстат.
Как заполнить отчеты без ошибок
Важно
Если несчастных случаев в организации не было, сдавать отчет № 7-травматизм все равно нужно
С 2024 года Росстат обновил формы отчетов по охране труда: новую форму № 1-Т (условия труда) утвердили в приложении № 4 к приказу Росстата от 31.07.2023 № 360, а 7-травматизм — в приложении № 2 к приказу Росстата от 31.07.2023 № 361. На правила заполнения отчетов это не повлияло, ведь значительных изменений не внесли, поправили только нумерацию столбцов таблицы.
Приложение к форме № 7-травматизм в этом году не заполняйте, его сдавали в прошлом году. Приложение нужно подавать только раз в три года, поэтому в следующий раз форма потребуется в 2026 году. Данные нужно будет внести только за отчетный год, предыдущие периоды не учитываются.
Сдать отчеты в Росстат с первого раза помогут сервисы, которые разработали эксперты. По каждому отчету два сервиса — один проверяет отчет по формулам Росстата, второй объясняет, как заполнять каждую строку.
Как работает сервис для проверки. Заполните все строки формы в сервисе и нажмите на кнопку «Проверить». Программа автоматически проверит отчет по алгоритмам Росстата. Когда сервис выявит ошибки, подкрасит их красным цветом. Если после проверки программа ошибок не нашла, Росстат примет отчет с первого раза. В конце проверенный отчет можете скачать и сохранить, чтобы быстро заполнить форму в электронных программах.
Проверка отчета 1-Т (условия труда)
Как работает сервис с подсказками. Если не знаете, как заполнить какую-нибудь из строк в отчетах, помогут сервисы-инструкции. Выберите номер строки, в которой сомневаетесь, и получите подсказки по заполнению.
Подсказки по заполнению формы 1-Т (условия труда)
Подсказки по заполнению формы 7-травматизм
