Личная карточка обучения по охране труда: как разработать и начать применять
Что разрешают новые Правила обучения
Важно
Порядок проведения инструктажа и форму его документирования нужно утвердить локальным актом работодателя (п. 88 Правил № 2464)
До сентября 2022 года инструктажи по охране труда обязательно регистрировали в журналах. Теперь работодатель вправе сам выбирать вид локального документа, чтобы зафиксировать результаты инструктажей (п. 88 Правил, утв. постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464, далее — Правила № 2464). Стажировку отмечали в журналах инструктажей на рабочем месте или оформляли стажировочные листы, обязательных требований к регистрации процедуры не было.
Сейчас для регистрации инструктажей и стажировки можете использовать листы регистрации, личные карточки, личные книжки, продолжать вести журналы или придумать иное название и форму документа. Единственное требование — локальный акт должен содержать обязательную информацию. При регистрации вводного инструктажа руководствуйтесь пунктом 86, стажировки — пунктом 90, инструктажей на рабочем месте и целевого инструктажа — пунктом 87 Правил № 2464. При работах повышенной опасности оформляйте целевой инструктаж согласно НПА, которые регламентируют работу по наряду-допуску.
Результаты обучения и проверки знаний в комиссии работодатель обязан регистрировать в протоколе (пп. 91, 92 Правил № 2464). Дублировать или нет данные по этому виду обучения в личных книжках или карточках, работодатель решает сам и утверждает порядок в локальных документах. Когда дочитаете статью, разберетесь, как разработать и вести личную карточку обучения по охране труда.
Кто обязан вести личные карточки
Правила № 2464 не обязывают работодателей вести личные карточки, но требование закрепили в некоторых отраслевых НПА, которые регламентируют инструктажи и обучение по охране труда. В этом случае работодатели обязаны вести личные карточки обучения. Например, личные карточки на каждого работника необходимо вести на предприятиях топливно-энергетической отрасли (пп. 2.8 и 2.9 приказа Минтопэнерго от 20.02.1995 № 34). Если в ваших отраслевых НПА нет обязательного требования — применяйте личную карточку по желанию.
До 2021 года при эксплуатации газового хозяйства все инструктажи, кроме целевого, работодатели должны были фиксировать в личных карточках инструктажа (п. 1.4.13 Межотраслевых правил, утв. постановлением Минтруда от 12.05.2003 № 27). В театрах и концертных залах вводные и первичные инструктажи необходимо было отображать в личных карточках о прохождении обучения (п. 1.3.4 Правил, утв. приказом Минкультуры от 06.01.1998 № 2). Сейчас эти НПА отменили, поэтому требования утратили силу.
Когда вводят личную карточку обучения
Личную карточку обучения вводят, когда хотят сократить объем документов на одного работника и отображать все виды обучения по ОТ в одном месте. Карточка помогает сократить количество журналов инструктажей и отказаться от стажировочных листов. Но прежде чем вводить личную карточку, предлагаем проанализировать ее плюсы и минусы.
Информативность — основное преимущество личной карточки. В одном месте хранятся сразу все данные по обучению работника. Из карточки узнаете, в какой период работник обучался, по каким программам, когда проходил первичный инструктаж и т. п. Часто такая информация нужна срочно, когда нет времени на поиск документов.
Карточка помогает быстро найти пробелы в обучении во время внутреннего аудита. Но нужно отметить, если ответственные будут пропускать инструктажи и небрежно вести личные карточки, то по ним инспектор ГИТ также быстро выявит нарушения. Поэтому, если решите ввести личные карточки, рекомендуем проводить регулярный контроль их заполнения. К примеру, каждый раз при посещении подразделения запрашивайте у руководителя несколько случайных карточек.
При выборе учтите, что карточку потерять легче, чем журнал. Листок может легко попасть не в свою папку, завалиться между предметами или случайно угодить в мусорку. А если откажитесь от журнала в пользу личной карточки, при ее потере лишитесь всех данных по инструктажам и стажировке работника. Поэтому часто в организациях карточки применяют в дополнение к журналам и хранят их отдельно, чтобы обезопасить себя при утере, порче и пр.
При высокой текучести кадров объем карточек быстро растет даже на маленьких предприятиях. Карточки уволенных сотрудников нельзя выкинуть и нужно хранить 45 лет. Возникает необходимость свободного помещения для организации архива.
Как разработать и что включить в личную карточку
Рекомендуем разрабатывать карточку самостоятельно под свои потребности. Для удобства используйте образец. В него включили обязательные пункты согласно Правилам № 2464, которых нет в форме карточки из ГОСТ 12.0.004-2015. Если планируете регистрировать в карточке инструктажи, оставьте пункты с 1-го по 5-й включительно и пункт 7 из образца. Для стажировок обязательны 1, 3 и 6-й пункты. Пункт 8 можете переделать под себя, так как результаты обучения и проверки знаний подтвердит только протокол заседания комиссии.
Чтобы разработать карточку, оцените объемы обучения в организации. Например, посчитайте количество инструктажей, стажировок и протоколов проверки знаний за последние полгода. Проанализируйте эти цифры, а также периодичность каждого вида обучения. Эти данные помогут выявить проблемные виды обучений, работу с которыми карточка сможет упростить.
Инструктажи. В основном карточки используют именно для инструктажей, потому что у них самая высокая периодичность. Также, если регистрировать инструктажи в карточке, дублировать их в других документах не обязательно. В организации с десятками подразделений карточка поможет избавиться от кучи журналов.
Решите, какие инструктажи будете фиксировать в карточке. Если вводный инструктаж проводите вы, можете продолжать регистрировать его в журнале, который будете хранить у себя. Так будете уверены, что в подразделениях не потеряют данные об инструктаже, за проведение которого отвечаете вы.
Обучение и проверка знаний требований ОТ. Не включайте этот раздел в карточку, если нет проблем с учетом обучения или большинство работников от него освободили.
Результаты обучения и проверки знаний работодатель обязан регистрировать в протоколе заседания комиссии, поэтому записи в карточке несут исключительно информативный характер. Потратите время, чтобы заполнить раздел, но подтвердить карточкой обучение и проверку знаний не сможете.
Этот раздел будет полезен для крупных компаний, в которых работники обучаются по нескольким программам. Карточка поможет вести учет обучений конкретного работника и спланировать его будущее обучение. Включайте этот раздел, если периодически обучаете работников с опозданием или перекладываете горы бумаг, чтобы понять, по каким программам работник обучался.
Стажировка. Этот раздел включите в личную карточку, если в организации производят работы повышенной опасности. Чтобы заполнить информацию по стажировке, не понадобится много времени. А отдельный лист стажировки — дополнительная работа и еще один документ, который необходимо хранить 5 лет.
Не торопитесь удалять этот раздел, если работы повышенной опасности не производят. Проверьте, возможно, требование проводить стажировку содержится в отраслевых НПА. В иных случаях стажировка не обязательна, но ее могут проводить по решению работодателя.
Учитывайте текучесть кадров и процент работников, которые подлежат стажировке. Нет смысла включать раздел со стажировкой, если ее проходят 10 процентов работников и на этих рабочих местах трудятся постоянные работники. В карточках раздел будет пустовать.
Как ввести личную карточку и где хранить
Чтобы ввести личные карточки в организации, пропишите порядок в Положении о СУОТ или оформите отдельным ЛНА. Также подойдет Положение о порядке обучения по ОТ и проверке знаний требований ОТ. Утвердите порядок ведения и форму личной карточки. Если в организации есть профсоюз, согласуйте с ним. В порядке пропишите, кто ведет и хранит личные карточки.
Хранят личные карточки, как правило, непосредственные руководители работников.
Каждый руководитель хранит карточки своих подчиненных. Если в организации есть архивное помещение, по мере накопления личные карточки сдаются в архив.
Как заполнять личную карточку
Обратите внимание
Если работник сам заполнил начало карточки обучения, обязательно перепроверьте данные на правильность
Карточку оформляют либо работники отдела кадров при приеме, либо специалист по ОТ во время вводного инструктажа. Это зависит от порядка, который разработали в организации. Удобнее, когда заводит карточку специалист отдела кадров, так как он вносит данные непосредственно из документов, которые работник предъявляет при трудоустройстве. Также в кадрах без ошибок укажут подразделение и должность согласно штатному расписанию.
Прохождение каждого вида обучения в личной карточке регистрирует работник, ответственный за него. Инструктажи на рабочем месте регистрирует непосредственный руководитель, целевой — руководитель работ, результаты проверки знаний — председатель или член комиссии, стажировку — наставник.
Образец документа
Скачать:
Скачать:Личная карточка
(вернуться в статью >>>)
Если карточка не отображается, обновите страницу — нажмите F5
за правильный ответ
Шпаргалка: готовые вопросы для проверки знаний по ПОТ № 902н
Если хотите использовать вопросы для экзаменационных билетов, скачайте их в формате Word в конце статьи
Срок на внесение сведений в реестр обученных, исправление в нем ошибок и присвоение номера протоколу проверки знаний
Срок на внесение сведений в реестр
Татьяна Смирнова, специалист по охране труда
В какой срок работодатель обязан вносить сведения о проверке знания работников в реестр обученных лиц?
Отвечает Екатерина Ситько, главный редактор журнала
Закон не устанавливает конкретный срок, за который работодатель должен передать сведения об обученных в реестр. При этом сведения нужно передать после проверки знаний, а в протокол внести регистрационный номер записи из реестра (пп. 92 и 118 Правил № 2464). Поэтому Минтруд рекомендует алгоритм:
- Оформить протокол и присвоить ему номер.
- Передать сведения в реестр обученных.
- Внести регистрационный номер из реестра в протокол.
- Подписать протокол работником и членами комиссии.
Такой порядок ведомство описало в пункте 13 письма от 22.09.2022 № 15-2/ООГ-2333. А так как без подписей протокол не имеет юридической силы, рекомендуем вносить сведения в реестр сразу после проверки знаний. Так исключите споры с представителями ГИТ, которые часто в своей работе руководствуются разъяснениями Минтруда.
Внесение сведений по обучению до 1 марта
Сергей Кривошеев, специалист по охране труда
Нужно ли вносить в реестр обученных сведения о проверках знаний по охране труда, которые проводили до 1 марта 2023 года?
Отвечает Екатерина Ситько, главный редактор журнала
Нет, не нужно. Вносите сведения о проверках знаний, которые провели после 1 марта 2023 года. Передавайте в реестр сведения обо всех работниках, которых обучаете внутри организации без привлечения учебного центра (п. 2 постановления Правительства от 24.12.2021 № 2464).
Присвоение номера протоколу
Инна Ройзмах, специалист по охране труда
Номер протокола проверки знаний нужно указывать при передаче сведений в реестр обученных лиц. Есть ли правила, по которым работодатель должен присваивать нумерацию протоколам проверки знаний?
Отвечает Екатерина Ситько, главный редактор журнала
В законе нет требований, которые регламентируют порядок присвоения номера протоколу проверки знаний. Поэтому присваивайте номер протокола согласно номенклатуре дел, установленной в вашей организации.
Если проверка знаний проходит в ЕИСОТ, номер протокола формируется в системе автоматически. Учебный центр вписывает его в бумажный протокол.
Ошибки в реестре
Андрей Василенко, специалист по охране труда
Как удалить сведения из реестра обученных лиц, если передали данные с ошибкой?
Отвечает Екатерина Ситько, главный редактор журнала
Удалить сведения из реестра обученных лиц нельзя. Если передали сведения в реестр с ошибкой, попробуйте направить в реестр верные данные повторно. Сейчас в ЕИСОТ нет функции, которая позволяет удалять данные, которые уже передали в реестр обученных лиц.
Импорт сведений в реестр
Марат Гаулин, специалист по охране труда
Как сформировать XML-файл, чтобы передавать сведения в реестр обученных лиц сразу по нескольким работникам?
Отвечает Екатерина Ситько, главный редактор журнала
На данный момент сформировать XML-файл для передачи сведений в реестр могут только специалисты IT-отдела. На сайте во вкладке «Обучение по ОТ» есть информация для разработчиков и интеграторов, в том числе XSD-схема для импорта данных в реестр обученных лиц. Если в организации есть IT-отдел, покажите специалистам XSD-схему, чтобы они создали XML-файл. Универсального способа, которым может воспользоваться специалист по ОТ без специальных знаний, пока нет, но наши эксперты занимаются его разработкой.
