Прием нового сотрудника в организацию: шесть процедур, где участвует специалист по охране труда

Процедура 1. Психиатрическое освидетельствование

Для кого актуально. До заключения трудового договора освидетельствование проходят кандидаты на работу, которую нельзя выполнять со слабым психическим здоровьем. Перечень таких работ, видов профессиональной деятельности и должностей утвержден правительством (Перечень, утв. постановлением Правительства от 28.04.1993 № 377, далее — Перечень № 377).

Что сделать специалисту по охране труда. Кандидаты на работу, которая входит в Перечень № 377, получают от работодателя направление на психиатрическое освидетельствование (форма — прил. 4 к инструкции, утв. приказом ФМБА от 09.06.2018 № 121). Отвечать за выдачу направлений может любой сотрудник, достаточно назначить его приказом. В том числе специалист по охране труда может выдавать направления — закон не запрещает. Но так работать получится только в небольших организациях. Остальным рекомендуем организовать выдачу направлений через отдел кадров.

На основании Перечня № 377 составьте список должностей вашей организации, кандидаты на которые должны пройти психиатрическое освидетельствование. Например, в список войдут должности, где сотрудники будут работать на высоте, под землей, с медицинскими препаратами, управлять транспортом и т. д. Передайте список сотруднику отдела кадров, который по приказу отвечает за выдачу направлений кандидатам. Список должностей — необязательный документ, он нужен, чтобы легко ориентироваться сотруднику отдела кадров.

Обеспечьте кадровика бланками направлений. В процессе работы контролируйте, как ведут учет выданных направлений.

Процедура 2. Предварительный медицинский осмотр

Для кого актуально. До заключения трудового договора предварительный медосмотр проходят кандидаты на рабочие места с вредными и опасными производственными факторами. Перечни таких факторов, а также видов работ, утверждены приказом Минздрава (приложения № 1 и 2 к приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н, далее — Приказ № 302н). Цель предварительного медосмотра — проверить, нет ли у кандидата физических противопоказаний к работе, на которую он претендует.

Что сделать специалисту по охране труда. Разработайте список контингента и утвердите его у руководителя организации. Документ обязательный. Включите в него все должности организации, кандидаты на которые должны пройти медосмотр (приложения № 1 и 2 к Приказу № 302н). В течение десяти календарных дней направьте список контингента в территориальный Роспотребнадзор (п. 21 Приказа № 302н). Получите в ведомстве отметку на своем экземпляре списка. Это будет подтверждением, что документ направили вовремя. На основании списка контингента ответственный сотрудник выдает кандидату направление на предварительный медосмотр. Ответственного работодатель назначает приказом, это может быть любой работник. Рекомендуем назначить специалиста отдела кадров.

Проконсультируйте кадровика, как заполнять направление. Его форма — свободная, но важно указать информацию, предусмотренную в Приказе № 302н. Это: название компании и ОКВЭД; название медорганизации, ее фактический адрес и код по ОГРН; Ф. И. О. работника и дата рождения; название должности и структурного подразделения, куда принимается работник; вредные и опасные производственные факторы, а также вид работы по утвержденному списку контингента.

Проконтролируйте, чтобы ответственный вел учет выданных направлений, — это обязательно. Например, в журнале или оставлял у себя дубликат выданного направления с подписью кандидата. Метод учета можно выбрать любой — закон не ограничивает.

Процедура 3. Вводный инструктаж

Для кого актуально. Вводный инструктаж проходят все работники после заключения трудового договора, до того, как приступят к работе.

Что сделать специалисту по охране труда. Разработайте программу проведения вводного инструктажа и утвердите ее у работодателя. В качестве образца можно использовать примерную программу из ГОСТа (приложение Б к ГОСТ 12.0.004–2015). Дополните ее спецификой своей организации. По программе проводите вводный инструктаж всем новеньким работникам и регистрируйте его в журнале. Обязательной формы журнала нет, только рекомендованная (форма А.4 приложение, А к ГОСТ 12.0.004–2015).

В организациях с большой численностью есть вероятность, что новый сотрудник не пройдет вводный инструктаж. Например, кадровик забудет направить работника к специалисту по охране труда. Чтобы такого не произошло, заранее договоритесь о коммуникации с отделом кадров. Положительная практика: на приказе о приеме на работу делать сноску с датой прохождения вводного инструктажа или выдавать новенькому карточку прохождения обучения по охране труда. В карточке фиксируют вводный, первичный инструктаж, стажировку, обучение, в том числе по оказанию первой помощи, дату допуска к самостоятельной работе. После заполнения карточку хранят руководители отделов, в дальнейшем проставляя в документе отметки о повторных, внеплановых и целевых инструктажах.

В организациях с высокой текучестью кадров можно согласовать с отделом кадров дни и часы, когда новенькие группами будут приходить на инструктаж. Например, вторник и пятница с 9:00 до 12:00. Так все, кого приняли, например, в понедельник, пройдут утром во вторник инструктаж, а после приступят к работе. Это поможет оптимизировать время работы специалиста по охране труда.

Процедура 4. Получение СИЗ

Важно

Расскажите работникам на вводном инструктаже правила обеспечения СИЗ в организации, опишите, как их выдают, учитывают, хранят и стирают

Для кого актуально. Средства индивидуальной защиты получают сотрудники, которые будут заняты с вредными и опасными условиями труда, в особых температурных условиях или на работах, связанных с загрязнением. Работодатель выдает СИЗ в соответствии с типовыми нормами бесплатной выдачи.

Что сделать специалисту по охране труда. Ваша задача — заранее составить нормы выдачи СИЗ для своей организации и разработать положение об обеспечении работников. В нормативных документах не указано, кто из должностных лиц за какой этап обеспечения СИЗ отвечает. Вопрос можно урегулировать локальным нормативным актом, например положением об обеспечении работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В положении пропишите порядок обеспечения СИЗ, который будет удобен именно вашей организации.

В обязанности специалиста по охране труда входит координация и контроль обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (п. 3.1.4 профессионального стандарта, утв. приказом Минтруда от 04.08.2014 № 524н; далее — Профстандарт № 524н). Потому непосредственно в процессе выдачи СИЗ новеньким сотрудникам специалист по охране труда не участвует. Рекомендуем закрепить функцию выдачи и заполнения личной карточки, например, за кладовщиком или специалистом АХО. Ответственного работодатель назначает приказом.

Чтобы помочь работникам, ответственным за ведение карточки, и сократить количество их ошибок, заполните часть ее лицевой стороны — графу «Предусмотрена выдача, наименование типовых норм» и таблицу с конкретными наименованиями средств защиты. Ее заполняют на основании нормы выдачи СИЗ. Если заполнить графу заранее, остальные блоки карточки будет удобно проверять в будущем: просто сравнивайте то, что нужно, с тем, что реально выдают работнику.

Процедура 5. Первичный инструктаж по охране труда

Важно

Каждого новенького ознакомьте с результатами СОУТ и оценки рисков на рабочем месте. По договоренности это может делать отдел кадров при подписании трудового договора

Для кого актуально. Первичный инструктаж проходят все работники после заключения трудового договора до того, как приступят к работе. Исключение: работники, должности которых вошли в утвержденный работодателем перечень освобожденных от первичного инструктажа. Порядок № 1/29 разрешает включить туда сотрудников, которые не связаны с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением сырья и материалов (п. 2.1.4 Порядка, утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29, далее — Порядок № 1/29).

В своем письме Минтруд подтвердил, что сотрудников, которые работают только с компьютерами и оргтехникой, освободить от инструктажа на рабочем месте можно (письмо Минтруда от 24.03.2015 № 15–2/ООГ-1551). Но письмо Минтруда не нормативно-правовой акт, и в спорной ситуации работодателю придется доказывать инспектору или суду, что компьютер — это не оборудование, которое эксплуатирует сотрудник.

Что сделать специалисту по охране труда. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель по программе первичного инструктажа. В конце он устно проверяет знания работника и делает отметку в журнале (п. 2.1.3 Порядка № 1/29). Инструкции по охране труда и программы стажировок разрабатывают руководители подразделений. Эту обязанность прописывают в их должностных инструкциях. 

Ваша задача — помочь руководителям организовать инструктаж. Составьте приказ, в котором по каждому подразделению укажите, кто из руководителей проводит инструктаж. Выбирайте ответственных из числа обученных в учебном центре (п. 2.3.2 Порядка № 1/29). Ознакомьте руководителей с приказом и окажите методическую помощь в разработке программы первичного инструктажа (п. 3.1.2 Профстандарта № 524н).

Процедура 6. Обучение по охране труда и оказанию первой помощи пострадавшим

Для кого актуально. Обучение с проверкой знаний требований охраны труда проходят все работники в течение месяца после заключения трудового договора. Обучение оказанию первой помощи пострадавшим также проходят все работники в течение месяца после заключения трудового договора.

Что сделать специалисту по охране труда. Работодатель сам выбирает, в какой форме проводить обучение, единой схемы в законе нет (пп. 2.2.3, 2.3.4, 2.3.5 Порядка № 1/29). Если выберете формат лекций, проведите их вместе с руководителями подразделений. Так обучение охватит теоретическую и практическую часть. Кроме лекций, подготовьте работникам материалы для самостоятельной подготовки: учебные пособия и тесты.

Обучение проводите по утвержденным программам, а проверку знаний по билетам. Для руководителей и специалистов разработайте программы на основе примерных учебных планов, которые утвердил Минтруд (п. 2.3.4 Порядка № 1/29, письмо Минтруда от 27.05.2004 № 477–7). Программу обучения для рабочих составляют в соответствии с нормативными правовыми актами, которые регулируют безопасность конкретных видов работ (п. 2.2.3 Порядка № 1/29).

Проверку знаний проводит внутренняя комиссия. Включите в ее состав не менее трех сотрудников, которые прошли обучение в учебном центре (п. 3.4 Порядка 1/29). Состав комиссии утвердите приказом руководителя.

Комиссия проверяет, как хорошо работники усвоили материал: нормы закона и правила безопасного поведения. Результаты вносят в протокол по установленной форме (приложение 1 к Порядку № 1/29). В нем ставят подписи работники, которые сдавали экзамен, и члены комиссии. В документ вносят всех, независимо от того, сдал или нет работник экзамен. Тем, кто его сдал успешно, выдают удостоверение (форма — приложение 2 к Порядку № 1/29).

Форму обучения по оказанию первой помощи работодатель также определяет сам. Вариантов несколько: можно направить сотрудников в специализированный учебный центр или обучить внутри организации. Обычно с приемами оказания первой помощи работников знакомят в рамках обучения по охране труда.